Die Arbeitssituationsanalyse (ASA/ ASITA)

Definition der Arbeitssituationsanalyse

Die ASA ist ein moderiertes Gruppendiskussionsverfahren (Gruppeninterview) mit dem man sich einen schnellen Überblick zur Arbeitssituation und evtl. Belastungen einholen kann. Die Dauer beträgt 120 Minuten (in der Praxis können hier auch 3-4 Stunden sinnvoll sein).

Das Verfahren wird oft im Rahmen des Betrieblichen Gesundheitsmanagements oder der Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastungen eingesetzt. Es ist eine mitarbeiter-beteidigende Methode in der die Belegschaft frühzeitig mit in die Veränderungsprozesse eingebunden wird. Die Mitarbeiter sind als Experten für ihren Arbeitsplatz aufgefordert sich aktiv an der Gestaltung gesunder Arbeitsbedingungen einzubringen. Hierbei sollen die wichtigsten – nicht alle Probleme, gesundheitliche Belastungen und ungenutzte Ressourcen identifiziert werden.

Das Verfahren wird von einer Steuerungsgruppe bzw. Projektgruppe mit einer Projektleitung initiiert, geplant und organisiert. In vielen Fällen werden hierzu 1 bis 2 externe Fachkräfte (neutrale ASA-Moderatoren*innen) oder geschulte interne Mitarbeiter hinzugezogen. Wichtig ist es, die Arbeitnehmervertretung in den Prozess frühzeitig mit einzubinden. Der Betriebs- bzw. Personalrat sollte die Initiative befürworten, unterstützen und aktiv mitwirken.

Mitglieder des ASA-Steuerungskreises

– Fachkraft für Arbeitssicherheit (FASI/ SIFA)

– Personalabteilung

– Betriebsrat/ Personalrat (Arbeitnehmervertretung)

– jeweils 1 Führungskraft aus jedem Arbeitsbereich bzw. jeder Tätigkeitsgruppe

– Betriebsleitung/ Standortleitung

– 1-2 externe Fachexperten

– alternativ 1-2 geschulte interne Mitarbeiter

Der Kern der Arbeitssituationsanalyse (ASA) sind 1 oder mehrere 120- bis 240minütige Workshops mit 8- max. 15 Teilnehmern aus dem selben Arbeitsfeld bzw. der selben Tätigkeitsgruppe. Diese müssen alle aus einer Hierarchieeben kommen. Meist werden deshalb z.B. zur Durchführung der Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastungen mehrere ASA-Workshops durchgeführt.

Die Arbeitssituationsanalyse ist besonders gut für Kleinst- und Mittelständische Unternehmen (KMU) geeignet (Betriebe ab 10 Mitarbeitern) und in allen Branchen umsetzbar. Besonders in Betrieben mit vielen unterschiedlichen Tätigkeitsgruppen können sehr gute Ergebnisse mit einem guten Zeit-Nutzen-Verhältnis erzielt werden. Im Rahmen der Gefährdungsbeurteilung ist es ein vertiefendes qualitatives Messverfahren, dass z.B. im Anschluss einer Mitarbeiterbefragung zur näheren Analyse der Problem-/Belastungsfelder genutzt werden kann (Screenings-Verfahren). Richtig durchgeführt kann es zu einem wichtigen Teil der gesundheitsorientierten Organisationsentwicklung werden. Es zeigt der Belegschaft, dass die Mitarbeiterbeteiligung im Unternehmen groß geschrieben wird.

Vorteile der Arbeitssituationsanalyse

– kleines Budget

– wenig Zeit und personelle Ressourcen

– kurze Entscheidungswege

– qualitatives, partizipatives Verfahren zur Mitarbeiterbefragung

– subjektive Sicht der Mitarbeiter*innen

– Erfassung von Belastungen und Ressourcen 

– systematische Vorgehensweise

– Identifikation von Problem-& bzw. Belastungsschwerpunkten im Unternehmen

Um die Arbeitssituationsanalyse korrekt und nach den arbeitswissenschaftlichen Standards durchzuführen werden oft externe Fachkräfte (z.B. Arbeitspsychologen oder Arbeitswissenschaftler) eingesetzt. Das Verfahren kann aber auch von geschulten internen Fachkräfte umgesetzt werden. Hierbei ist es wichtig alle 5 Analysefelder zu beleuchten:

Die 5 Analysefelder der Arbeitssituationsanalyse

 

1. Arbeitstätigkeit Handlungs- und Entscheidungsspielraum Arbeitsanforderungen Abwechslung transparente Kommunikation Klarheit bei der Aufgabenvergabe
2. Arbeitsumgebung Temperaturen Lärm Licht Zugluft Strahlung
3. Arbeitsorganisation Arbeitszeitplanung Schichtsysteme Unterbrechungen Arbeitsprozesse Zusammenarbeit mit anderen Bereichen/ Abteilungen
4. Soziales Miteinander Gruppen- bzw. Betriebsklima Kollegialität Unterstützung durch Kollegen und Vorgesetzte Erkennung und Wertschätzung Umgangston untereinander
5. Vorgesetztenverhalten Unterstützung durch die Führungskraft Anerkennung Rückmeldung/ Feedback Informationsfluss/ Kommunikation Mitarbeitermotivation

Die Teilnehmer*innnen des ASA priorisieren im Rahmen des Workshops welche dieser Felder für sie den höchsten Veränderungsbedarf hat und erarbeiten anschließend Ideen zur Lösung der Probleme bzw. Reduktion der Belastungen. Hierbei werden die folgenden Phasen der Arbeitssituationsanalyse durchlaufen.

 

Die 5 Phasen der Arbeitssituationsanalyse

1. Vorbereitung

– Auftrag von Unternehmensleitung erhalten 

– Gremium zur Organisation und Koordination gründen (zB. Steuerungskreis/ Arbeitskreis/ Projektgruppe)

– Festlegung der Gremium-Leitung („Motor des Prozesses“ & Kontrollfunktion)

– ASA-Prozess festlegen

– Zeitplan aufstellen

– externen Moderator*in suchen oder interne Moderator*in ausbilden

– Arbeitsbereiche bzw. Tätigkeitsgruppen festlegen

– Mitarbeiter*innen zu ASA suchen/ einladen

– ASA-Workshop-Gruppen terminieren

2. Durchführung

– Ziele, Ablauf und Regeln der ASA vorstellen

– Erfassen von Stärken und Ressourcen der Arbeitssituation

– Erfassen von Veränderungsbedarfen der Arbeitssituation

– Clustering der Arbeitssituation in Bereiche/ Analysefelder

– Identifizieren der Analysefelder mit der höchsten Priorität

– Erarbeitung von Problemen und Ursachen in dieser Arbeitssituation

– Erarbeitung von Ideen zur Lösung der Probleme/ Belastungen

– Ergebnisse des ASA grob zusammenfassen und Einverständnis der Gruppe zur Weitergabe einholen

3. Zusammenfassung & Dokumentation

– Ergebnisse der ASA gut strukturiert und aufbereiten (z.B. in Powerpoint-Präsentation)

– Ergebnispräsentation an Steuerungskreis (Projektleitung) weiterleiten

4. Ergebnispräsentation & Ableitung von Maßnahmen

– Vorstellung der Workshop-Ergebnisse aus allen Arbeitsbereichen bzw. Tätigkeitsgruppen

– Priorisierung von Handlungsfeldern durch die Steuerungsgruppe

– Erarbeitung von Maßnahmen zur Belastungssenkung (Maßnahmenplan)

– Zuständigkeiten und Fristen festlegen

– Festlegen von Kontrollzeitpunkten

– eine erste Maßnahme zeitnah an die ASA umsetzen (Symbolfunktion “Wir tuen etwas!“)

– zeitnahe Kommunikation der Ergebnisse direkt nach den Workshops zur Arbeitssituationsanalyse – spätestens jedoch nach der Erstellung des Maßnahmenplanes

5. Umsetzungskontrolle & Wirksamkeitsprüfung

– empfehlenswert zur Steigerung der Verbindlichkeit: Quartalstreffen im Gremium zur Kontrolle der umgesetzten Maßnahmen (Reporting)

– Kontrolle auch in kleinen Intervallen per Email und Telefonat durch Gremiumleitung

– Wirksamkeitsprüfung nach 1 bis max. 3 Jahren durch erneute Durchführung der Arbeitssituationsanalyse und Abgleich den Vorergebnissen oder

– Durchführung einer Mitarbeiterbefragung zur “Gesundheit am Arbeitsplatz”

Für eine erfolgreiche Umsetzung der Arbeitssituationsanalyse spielen viel viele Faktoren eine Rolle. Die wichtigsten Faktoren sind hierbei die folgenden.

 

Die 6 Erfolgsfaktoren

✔ klare festgelegte Ziele der ASA

✔ Willen der Geschäftsleitung für Maßnahmenumsetzung

✔ Ressourcen (z.B. Budget) für daraus folgende Maßnahmen ist eingeplant

✔ engagierte Mitarbeiter & Gremiummitglieder (bes. Projektgruppenleitung)

✔ umfassende Präsentation der Ergebnisse an die Belegschaft

✔ konsequente Priorisierung und Umsetzung von Maßnahmen

Fazit

Die Arbeitssituationsanalyse ist ein effektives Verfahren zur Identifikation von Stärken/ Ressourcen und Probleme/Belastungen eines Unternehmens. Es lässt sich, selbst oder mit externer Hilfe und gut organisiert mit einem überschaubaren Aufwand umsetzen und eigene sich deshalb besonders für KMUs und Betriebe mit einem hohen Grad an Mitarbeiterpartizipation. Die Belegschaft nimmt den Prozess als Wertschätzung wahr und die Mitarbeiter können als Experte einen Beitrag für gesundheitsförderlich Arbeitsbedingungen leisten.

Die UBGM unterstützt Sie bei der Umsetzung der Arbeitssituationsanalyse mit folgenden Leistungen:

 


Quelle: Arbeitssituationsanalyse nach Prof. Nieder, Universität Bremen

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