Fehlzeitenmanagement – Kosten reduzieren, Produktivität sichern

Die Ursachen für Fehlzeiten können in Betrieben sehr unterschiedlich sein. Wir unterscheiden hier 3 Kategorien:

• Betriebliche bedingte Ursachen
• Umweltbedingte Ursachen
• Personenbedingte Ursachen

a) Betriebliche bedingte Ursachen

Hierzu zählen u.a. das Führungsverhalten, Betriebsklima, Kundenkontakt, Arbeitsmenge, Arbeitsorganisation, Arbeits- und Regenerationszeiten sowie Arbeitsplatzsicherheit, Entlohnung und Arbeitsschutz.

b) Umweltbedingte Ursachen

Zu den umweltbedingten Ursachen gehören u.a. die ergonomische Arbeitsplatzgestaltung, Staub-, Strahlen oder Lärmbelastungen, die aktuelle Marktsituation oder Jahreszeiten. Aber auch globale Krisensituationen (z.B. Pandemien, Kriege) können sich auf die Entwicklung von Fehlzeiten auswirken.

c) Personenbedingte Ursachen

Auch die personenbedingten Faktoren können sehr unterschiedlich sein. Zu ihnen zählen u.a. Konflikte mit Führungskräften oder Kollegen, Probleme in der Familie oder familiäre Schicksalsschläge oder Suchtverhalten. Aber auch demografische Ursachen wie Alter und Geschlecht können mit einem Anstieg der Fehlzeiten zusammen hängen. Darüber hinaus ist nachgewiesen, dass Bildungsniveau, Risikoverhalten und Qualifikationen einen Einfluss auf AU-Zeiten bzw. Fehlzeiten haben. Gerade in den letzten Jahren zeigen Studien, dass die Sinnhaftigkeit der Arbeit ebenfalls und vor allem motivational bedingte Fehlzeiten sowohl positiv als auch negativ beeinflussen können.

Um ein wirkungsvolles Fehlzeitenmanagement aufzubauen ist es wichtig in einem strukturierten Prozess Ziele und Kennzahlen zur Steuerung festzulegen. Anschließend müssen die betrieblichen Ursachen für Fehlzeiten bzw. Abwesenheiten analysiert werden. Kennt man die genauen Ursachen lassen sich gute und effektive Maßnahmen zur Fehlzeitenreduktion erarbeiten und in einem Maßnahmenplan fixieren. 

Die Maßnahmen können auf unterschiedlichen Ebenen umgesetzt werden und wirken. So z.B. in der Förderung der Kuration bzw. Genesung, der Unterstützung bei der Rückkehr an den Arbeitsplatz und der Prävention von Arbeitsunfähigkeit und motivational bedingten Abwesenheiten.

Um die Wirkung der Maßnahmen und den Prozess vollständig bewerten zu können, ist es wichtig den Erfolg der Maßnahmen und der Vorgehensweise zu überprüfen und kontinuierlich zu verbessern.

Die Fehlzeiten im Sinne der Abwesenheit vom Arbeitsplatz haben in den letzten Jahren zugenommen (Grafik 1) und stellen in Deutschland mittlerweile ein sehr großes wirtschaftliches Problem dar. Die Gründe hierfür sind sehr unterschiedlich.

In Unternehmen in Deutschland findet eine immer stärker zunehmende Arbeitsverdichtung statt (Grafik 2). Immer mehr Arbeit muss von immer weniger Mitarbeitenden bewältigt werden. Die Digitalisierung treibt diese Entwicklung weiter an und nicht allen fällt es leicht sich immer wieder mit neuen Technologien und Softwaren zu beschäftigen und diese in kurzer Zeit zu beherrschen.

Die Folgen sind meist erhöhte körperliche und mentale Belastungen. Diese können, ist man ihnen für einen längeren Zeitraum ausgesetzt, zu physischen und psychischen Erkrankungen und dann häufig zur Arbeitsunfähigkeit (AU) führen.

Die Entwicklung dieser Erkrankungen hat sich in den letzten Jahrzehnten immer stärker in Richtung psychischer Erkrankungen entwickelt (Grafik 3). Diese haben in vielen Fällen eine deutlich höhere Arbeitsunfähigkeitsdauer (im statistischen Durchschnitt 37 AU-Tage, Quelle TK Krankenkasse) als andere Erkrankungsarten. Und ich manchen Fällen können die Mitarbeitenden auch ihre vorherige Arbeit nicht wieder aufnehmen und Alternativen müssen im Betrieb gesucht werden.

Darüber hinaus zeigt die Statistik, dass die Motivation und die Verbundenheit mit dem Arbeitgeber (Grafik 4) immer mehr nachlassen. Folgen hiervon sind oft motivational bedingte Fehlzeiten (Absentismus oder „blau machen“ – Krankschreibungen ohne, dass eine wirkliche Arbeitsunfähigkeit vorliegt). Die Ursachen hierfür sind sehr unterschiedlich. In vielen Fällen spielen „innere Kündigungen“ eine wichtige Rolle. Es hat zu einem Zeitpunkt eine Frustration im Arbeitsleben gegeben, die nicht konstruktiv aufgelöst wurde und der Mitarbeitende tritt zwar nicht körperlich aus, „flüchtet“ jedoch emotional aus dem Betrieb. Dies spiegelt sich dann oft in einem Anstieg der Fehlzeiten und einer Abnahme der Leistungsbereitschaft und Leistungsfähigkeit wieder.

In vielen Fällen kann eine innere Kündigung dann auch zu einer tatsächlichen Kündigung, der extremsten Form der Fehlzeit, da der Mitarbeitende dem Unternehmen fehlt und die Stelle neu besetzt werden muss.

Nicht immer trägt den Arbeitgeber eine Schuld für ein Ausscheiden des Arbeitnehmers, doch statistisch betrachtet liegen einige Faktoren hierfür im Unternehmen und können somit vom Betrieb beeinflusst werden (Grafik 5).

Es ist also wirtschaftlich sinnvoll ungewünschte Fluktuation zu verhindern und Risikofaktoren, die zur Fluktuation führen können, rechtzeitig zu erkennen und zu minimieren.

All das passiert in Deutschland in einem Zeitalter des demografischen Wandels. Seit dem Geburtenrückgang (1962-1975, Grafik 6) besuchen immer weniger Kinder die Schule, absolvieren immer weniger Jugendliche eine Ausbildung und stehen dem Arbeitsmarkt immer weniger Arbeitnehmer zur Verfügung.

Die Folgen: die Zahl der Jungbewerber und Berufseinsteiger ist in den letzten Jahren drastisch zurück gegangen (Grafik 7). Die vorhandene Arbeit kann auf immer weniger Schultern verteilt werden, was wiederum zu einer Mehrbelastung oft älterer Kollegen führt und eine wirtschaftliche Entwicklung des Unternehmens stark gehemmt.

Darüber hinaus werden die Belegschaften immer älter. Beträgt das Durchschnittsalter in deutschen Unternehmen heute bereits 45 Jahre, so wird dieses in den nächsten Jahren weiter ansteigen. Mit zunehmendem Alter steigt statistisch betrachtet auch das Risiko von Erkrankungen und damit eine Zunahme der Arbeitsunfähigkeitstage (AU-Tage).