Die Arbeitssituationsanalyse (ASA/ ASITA)

Definition der Arbeitssituationsanalyse

Die ASA ist ein moderiertes Gruppendiskussionsverfahren (Fokusgruppen) mit dem man sich einen schnellen Überblick zur Arbeitssituation und evtl. Belastungen einholen kann. Die Dauer beträgt 120 Minuten (in der Praxis können hier auch 3-4 Stunden sinnvoll sein).

Das Gruppeninterview wird oft im Rahmen des Betrieblichen Gesundheitsmanagements oder der Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastungen eingesetzt. Es ist eine mitarbeiter-beteidigende Methode in der die Belegschaft frühzeitig mit in die Veränderungsprozesse eingebunden wird. Die Mitarbeiter sind als Experten für ihren Arbeitsplatz aufgefordert sich aktiv an der Gestaltung gesunder Arbeitsbedingungen einzubringen. Hierbei sollen die wichtigsten – nicht alle Probleme, gesundheitliche Belastungen und ungenutzte Ressourcen identifiziert werden.

Das Verfahren wird von einer Steuerungsgruppe bzw. Projektgruppe mit einer Projektleitung initiiert, geplant und organisiert. In vielen Fällen werden hierzu 1 bis 2 externe Fachkräfte (neutrale ASA-Moderatoren*innen) oder geschulte interne Mitarbeiter hinzugezogen. Wichtig ist es, die Arbeitnehmervertretung in den Prozess frühzeitig mit einzubinden. Der Betriebs- bzw. Personalrat sollte die Initiative befürworten, unterstützen und aktiv mitwirken.

Vorteile der Arbeitssituationsanalyse

Der Kern der Arbeitssituationsanalyse (ASA) sind 1 oder mehrere 120- bis 240-minütige Workshops mit 8 bis max. 15 Teilnehmern aus dem selben Arbeitsfeld bzw. der selben Tätigkeitsgruppe. Diese müssen alle aus einer Hierarchieebene kommen. Meist werden deshalb z.B. zur Durchführung der Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastungen mehrere ASA-Workshops durchgeführt.

Die Arbeitssituationsanalyse ist besonders gut für Kleinst- und Mittelständische Unternehmen (KMU) geeignet (Betriebe ab 10 Mitarbeitern) und in allen Branchen umsetzbar. Besonders in Betrieben mit vielen unterschiedlichen Tätigkeitsgruppen können sehr gute Ergebnisse mit einem guten Zeit-Nutzen-Verhältnis erzielt werden. Im Rahmen der Gefährdungsbeurteilung ist es ein vertiefendes qualitatives Messverfahren, dass z.B. im Anschluss einer Mitarbeiterbefragung zur näheren Analyse der Problem-/Belastungsfelder genutzt werden kann (Screening-Verfahren). Richtig durchgeführt kann es zu einem wichtigen Teil der gesundheitsorientierten Organisationsentwicklung werden. Es zeigt der Belegschaft, dass die Mitarbeiterbeteiligung im Unternehmen groß geschrieben wird.

Um die Arbeitssituationsanalyse korrekt und nach den arbeitswissenschaftlichen Standards durchzuführen, werden oft externe Fachkräfte (z.B. Arbeitspsychologen oder Arbeitswissenschaftler) eingesetzt. Das Verfahren kann aber auch von geschulten internen Fachkräfte umgesetzt werden.

– kleines Budget

– wenig Zeit und personelle Ressourcen

– kurze Entscheidungswege

– qualitatives, partizipatives Verfahren zur Mitarbeiterbefragung

– subjektive Sicht der Mitarbeiter*innen

– Erfassung von Belastungen und Ressourcen

– systematische Vorgehensweise

– Identifikation von Problem-& bzw. Belastungsschwerpunkten im Unternehmen

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Die 5 Analysefelder der Arbeitssituationsanalyse

1. Arbeitstätigkeit	Handlungs- und Entscheidungsspielraum	Arbeitsanforderungen	Abwechslung	transparente Kommunikation	Klarheit bei der Aufgabenvergabe
2. Arbeitsumgebung	Temperaturen	Lärm	Licht	Zugluft	Strahlung
3. Arbeitsorganisation	Arbeitszeitplanung	Schichtsysteme	Unterbrechungen	Arbeitsprozesse	Zusammenarbeit mit anderen Bereichen/ Abteilungen
4. Soziales Miteinander	Gruppen- bzw. Betriebsklima	Kollegialität	Unterstützung durch Kollegen und Vorgesetzte	Erkennung und Wertschätzung	Umgangston untereinander
5. Vorgesetztenverhalten	Unterstützung durch die Führungskraft	Anerkennung	Rückmeldung/ Feedback	Informationsfluss/ Kommunikation	Mitarbeitermotivation

Die Teilnehmer*innnen der ASA priorisieren im Rahmen des Workshops welche dieser Felder für sie den höchsten Veränderungsbedarf haben und erarbeiten anschließend Ideen zur Lösung der Probleme bzw. Reduktion der Belastungen. Hierbei werden die folgenden Phasen der Arbeitssituationsanalyse durchlaufen.

Die 5 Phasen der Arbeitssituationsanalyse

1. Vorbereitung

– Auftrag von Unternehmensleitung erhalten

– Gremium zur Organisation und Koordination gründen (z.B. Steuerungskreis/ Arbeitskreis/ Projektgruppe)

– Festlegung der Gremium-Leitung („Motor des Prozesses“ & Kontrollfunktion)

– ASA-Prozess festlegen

– Zeitplan aufstellen

– externen Moderator*in suchen oder interne Moderator*in ausbilden

– Arbeitsbereiche bzw. Tätigkeitsgruppen festlegen

– Mitarbeiter*innen zu ASA suchen/ einladen

– ASA-Workshop-Gruppen terminieren

2. Durchführung

– Ziele, Ablauf und Regeln der ASA vorstellen

– Erfassen von Stärken und Ressourcen der Arbeitssituation

– Erfassen von Veränderungsbedarfen der Arbeitssituation

– Clustering der Arbeitssituation in Bereiche/ Analysefelder

– Identifizieren der Analysefelder mit der höchsten Priorität

– Erarbeitung von Problemen und Ursachen in dieser Arbeitssituation

– Erarbeitung von Ideen zur Lösung der Probleme/ Belastungen

– Ergebnisse des ASA grob zusammenfassen und Einverständnis der Gruppe zur Weitergabe einholen

3. Zusammenfassung & Dokumentation

– Ergebnisse der ASA gut strukturieren und aufbereiten (z.B. in Powerpoint-Präsentation)

– Ergebnispräsentation an Steuerungskreis (Projektleitung) weiterleiten

4. Ergebnispräsentation & Ableitung von Maßnahmen

– Vorstellung der Workshop-Ergebnisse aus allen Arbeitsbereichen bzw. Tätigkeitsgruppen

– Priorisierung von Handlungsfeldern durch die Steuerungsgruppe

– Erarbeitung von Maßnahmen zur Belastungssenkung (Maßnahmenplan)

– Zuständigkeiten und Fristen festlegen

– Festlegen von Kontrollzeitpunkten

– eine erste Maßnahme zeitnah an die ASA umsetzen (Symbolfunktion „Wir tuen etwas!“)

– zeitnahe Kommunikation der Ergebnisse direkt nach den Workshops zur Arbeitssituationsanalyse – spätestens jedoch nach der Erstellung des Maßnahmenplanes

5. Umsetzungskontrolle & Wirksamkeitsprüfung

– empfehlenswert zur Steigerung der Verbindlichkeit: Quartalstreffen im Gremium zur Kontrolle der umgesetzten Maßnahmen (Reporting)

– Kontrolle auch in kleinen Intervallen per E-Mail und Telefonat durch Gremiumleitung

– Wirksamkeitsprüfung nach 1 bis max. 3 Jahren durch erneute Durchführung der Arbeitssituationsanalyse und Abgleich der Vorergebnisse oder

– Durchführung einer Mitarbeiterbefragung zur „Gesundheit am Arbeitsplatz“

Für eine erfolgreiche Umsetzung der Arbeitssituationsanalyse spielen viele Faktoren eine Rolle. Die wichtigsten Faktoren sind hierbei die folgenden.

Die 6 Erfolgsfaktoren

klare festgelegte Ziele der ASA
Willen der Geschäftsleitung für Maßnahmenumsetzung
Ressourcen (z.B. Budget) für daraus folgende Maßnahmen ist eingeplant
engagierte Mitarbeiter & Gremiummitglieder (bes. Projektgruppenleitung)
umfassende Präsentation der Ergebnisse an die Belegschaft
konsequente Priorisierung und Umsetzung von Maßnahmen

Fazit

Die Arbeitssituationsanalyse ist ein effektives Verfahren zur Identifikation von Stärken/ Ressourcen und Probleme/ Belastungen eines Unternehmens. Es lässt sich, selbst oder mit externer Hilfe und gut organisiert mit einem überschaubaren Aufwand umsetzen und eignet sich deshalb besonders für KMUs und Betriebe mit einem hohen Grad an Mitarbeiterpartizipation. Die Belegschaft nimmt den Prozess als Wertschätzung wahr und die Mitarbeiter können als Experte einen Beitrag für gesundheitsförderliche Arbeitsbedingungen leisten.

Quelle: Arbeitssituationsanalyse nach Prof. Nieder, Universität Bremen

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