Gesundes Führungsverhalten – Tipps für eine gesunde Kommunikationskultur via E-Mail, Smartphone & Co

Studien ergaben, dass die Führungsqualität als wichtigstes Kriterium für gute Arbeit bewertet wird (INQA, 2006). Gute Führung steht in Verbindung mit der allgemeinen Arbeitsfähigkeit der Mitarbeiter (Illmarinen & Tempel, 2002) und hat enormen Einfluss auf die empfundene psychosoziale Belastung der Arbeit (Felfe, 2009). Dementsprechend ist die Führungsqualität eine sehr wichtige Quelle für die Mitarbeiter Gesundheit (Kuoppala et al., 2008). 33,7 % des psychischen Wohlbefindens des Mitarbeiters wird durch das Verhalten des Vorgesetzten beeinflusst. Schlechtes Führungsverhalten führt häufig zu Gereiztheit und genervt sein bis hin zu innerer Unruhe und Nervosität.

 


Welche gesundheitsbezogenen Aufgaben hat eine Führungskraft zu erfüllen?

Nieder (2000) untergliedert das Verhalten der Führungskraft in drei Ebenen:

1. Sachebene

Zu Beginn gilt es die Sachaufgaben zu erfüllen. Dies beinhaltet sowohl die gesundheitsgerechte Aufteilung und Organisation der Arbeit als auch die Informationsweitergabe und Kontrollmechanismen der Unternehmenskultur.

2. Personenebene

Auf der Personen- und Beziehungsebene rücken die zwischenmenschlichen gesundheitsbezogenen Faktoren der Führungskraft in den Vordergrund. Wie wird miteinander kommuniziert; wie ist das Teamklima im Unternehmen? Auf dieser Ebene sollte auch untersucht werden, inwiefern die Führungskraft unterstützend und ressourcenorientiert seine/ihre Mitarbeit anleitet. Lässt der Führungsstil eine Beteiligung der Mitarbeiter zu?

3. Selbstmanagement

Die letzte Ebene der gesundheitsbezogenen Aufgaben einer Führungskraft beschreibt die Vorbildfunktion. Hier wird darauf geschaut, inwieweit die Führungsperson ein gesundes Selbstmanagement lebt. Nur so kann betriebliches Gesundheitsbewusstsein glaubwürdig vermittelt werden.

Doch wie kann eine Führungsperson sich selbst gesund managen? Diese Fähigkeit gehört sicherlich zu einer der anspruchsvollsten Selbstreflexionsaufgaben. Frank und Felfe (2011) haben hierzu einen Fragebogen entwickelt, der die vier Bereiche der gesundheitsbezogenen Achtsamkeit, der Gesundheitsvalenz, der gesundheitsbezogenen Selbstwirksamkeitserwartung und des eigenen Gesundheitsverhaltens abdeckt. Die folgende Übersicht veranschaulicht durch Beispiel-Items, wie die Kriterien in einem Fragebogen operationalisiert werden:

Aussage: „Ich merke sofort, wenn mit mir gesundheitlich etwas nicht stimmt.“

Aussage: „Es ist mir wichtig, die gesundheitlichen Belastungen an meinem Arbeitsplatz zu mindern und Risiken abzubauen.“

  • Gesundheitsbezogene Selbstwirksamkeit

Aussage: „Ich weiß, wie ich übermäßiger Belastung vorbeugen kann.“

  • Gesundheitsverhalten

Aussage: „Ich versuche, meine Belastungen zu reduzieren, in dem ich die eigene Arbeitsweise optimiere (z. B. Prioritäten setzen, für ungestörtes Arbeiten sorgen, Tagesplanung).“

Ein Bewusstsein für das eigene gesundheitsfördernde Selbstmanagement zu entwickeln muss genauso gelernt werden, wie jede andere Fähigkeit. Es gibt jedoch Möglichkeiten die Führungskraft bei der Umsetzung eines gesunden Führungsstils zu unterstützen. Feedback für Führungskräfte (z.B. 180°/ 360°-Feedback) und Vermittlung von Wissen an die Führungskraft (z.B. Trainingsmaßnahmen wie Work-Life-Balance oder Stressmanagement) wie sie die Anforderungen, Stressoren und Ressourcen ihrer Mitarbeiter gesundheits- und entwicklungsförderlicher gestalten können, ist hierbei ein wichtiger Faktor. Auch eine Führungskräfteschulung Gesund führen, die zeigt, wie die Ressourcen der Mitarbeiter aktiviert und gestärkt werden können, kann bei der Umsetzung helfen.


Der gesunde Führungsstil – Wie sieht der aus?

Führungskräfte sollten sich regelmäßig fragen ob sie folgende Punkte in ihrem Führungsstil vereinen:

• Besteht die Möglichkeit für die Mitarbeiter ihre Arbeit mit zu gestalten?
• Fördert die Führungskraft ihre Mitarbeiter ohne sie zu überfordern?
• Lebt die Führungskraft eine gesundheitsbezogene Selbstführung?

Was gesundheitsbezogenes Selbstmanagement bedeuten kann, lässt sich schön an dem Beispiel der ständigen Erreichbarkeit veranschaulichen. Eine alltägliche Herausforderung in dem heutigen Berufsleben ist die Möglichkeit zur dauerhaften Erreichbarkeit via E-Mail, Telefon und Internet. Vorgesetzte erwarten oft von Ihren Mitarbeitern ständig abrufbereit zu sein. Darüber hinaus versetzen sie sich selbst ebenfalls in die Situation immer für Ihre Mitarbeiter kontaktierbar zu sein. Für beide Seiten entsteht auf diese Weise eine sehr beanspruchende und zugleich belastende Situation. Erholung und heilige Zeiträume ohne Telefon und Internet werden damit zu Fremdwörtern.

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10 Tipps für Führungskräfte im Umgang mit E-Mails

Gesundheitsbezogene Mitarbeiterführung würde hier heißen, unternehmensspezifische Kommunikationsregeln aufzustellen. So wird genau festgelegt, wann ein Informationsaustausch sinnvoll ist, und wann der Feierabend oder der Urlaub für Mitarbeiter und Führungskraft beginnt. Wie Kommunikationsregeln für das Schreiben von Emails aussehen könnten, zeigt die folgende Checkliste.

Der gesunde Umgang mit Emails

  1. Unternehmensebene: Zeitliche Regeln zum täglichen E-Mail-Verkehr
    à z. B.: das Senden von Emails nach 19:00 Uhr vermeiden/ unterbinden.
  2. Rufen Sie Ihre Mails bewusst und gezielt ab. Blockieren Sie sich Bearbeitungszeiträume im Kalender.
  3. Ist hohe Konzentration notwendig: Schalten Sie akustische und bildliche Signale aus, die Sie auf neue Mails hinweisen. Ihre Neugier wird Sie dazu verleiten, ihren Arbeitsfluss zu unterbrechen. Die Leistungsfähigkeit sinkt ab und Sie müssen sich nach der Unterbrechung wieder neu in die aktuelle Arbeit eindenken (Sägeblatt-Effekt).
  4. Aussagekräftiger Betreff: Erleichtern Sie sich und dem Empfänger eine klare Zuordnung. (Beispielbetreff: Rückrufbitte von Frau Müller, Bewerbung vom 14.1.15)
  5. 5-Minuten-Regel: Bearbeiten Sie E-Mails sofort, falls Sie sich innerhalb von fünf Minuten erledigen lassen. Ist das nicht der Fall, setzen Sie sich in Ihrer Arbeitsplanung einen Zeitblock für deren Erledigung.
  6. Die E-Mail-Diät: Gehen Sie sparsam mit den Funktionen “Kopie an” und “Antworten an alle” um. So verhindern Sie eine Informationslawine. Bedienen Sie mit CC nur Empfänger, die die Information wirklich benötigen.
  7. Arbeiten Sie mit Ordnern, in die Sie den Posteingang sortiert ablegen. So organisieren und strukturieren Sie ihr Arbeitsfeld und erleichtern Sie sich die Bearbeitung.
  8. Richten Sie in Ihrem Outlook oder E-Mail-Verwaltungsprogramm „intelligente Postfächer“ ein, in die Emails automatisch einsortiert werden, ohne dass Sie diese selektieren müssen. So können Sie wichtige, dringende und eher unwichtige E-Mails filtern, ohne dass Sie die E-Mails sofort lesen müssen. Legen Sie dann z.B. Zeiträume am Tag oder in der Woche ein, in denen Sie diesen Ordner überprüfen und E-Mails ggf. lesen.
  9. Richten Sie sich separate E-Mail-Ordner ein, in die Sie Ihre E-Mails kategorisieren und z.B. nach Absendern oder Wichtigkeiten priorisieren können.
  10. Nutzen Sie farbliche Markierungen oder Etiketten (z.B. Fähnchen) in Ihrer Software, um weitere Selektionen, z.B. in Aufgabenkategorien wie Marketing, Kreativarbeit oder Organisatorisches vorzunehmen.

5 Regeln zum gesunden Umgang mit Handy/ Smartphone & Blackberry

  1. Schalten Sie wenn möglich in Ihrem Handy/ Smartphone/ Blackberry die Push-Funktion aus und rufen Sie z.B. E-Mails nur manuell – also selbstbestimmt – ab.
  2. Für Smartphone-User: Benutzen Sie die Push-Funktion für E-Mails nur, wenn das schnelle Lesen der E-Mail wirklich wichtig ist.
  3. Schalten Sie wenn möglich Ihr Handy oder Smartphone in Ihren Pausen aus oder z.B. in den Flugmodus ohne Empfangs- und Sendefunktion. So können Sie schnell „on“ und „off“ schalten, ohne Ihr Mobilgerät permanent komplett runter und wieder hoch zu fahren.
  4. Stellen Sie Ihr Smartphone wenn möglich so ein, dass akustische Signale nur bei wichtigen oder dringenden Benachrichtigungen aktiv werden.
  5. Richten Sie wenn möglich Ihre Voicemail-Box ein und aktivieren Sie in Nicht-Erreichbarkeitszeiten eine Anrufweiterleitung an eine/n informierte/n Kollegen/in oder eine zentrale Anrufannahme in Ihrem Unternehmen.

Mehr Links zum Thema finden Sie hier:

Hier finden Sie viele hilfreiche Praxisleitfäden & Checklisten zu den Themen Gesund führen , Work-Life-Balance und Stressmanagement im Betrieb:

» Zum Praxisleitfaden Gesund führen »

» Zum Praxisleitfaden Stressmanagement im Betrieb »

» Zum Praxisleitfaden Work-Life-Balance » 

» Zum Artikel E-Fasten – Stressmanagement durch bewusstes Abschalten elektronischer Kommunikation »


 

 

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