Betriebliches Eingliederungsmanagement – Der Praxisleitfaden

Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM) ist ein vom Gesetzgeber vorgeschriebenes strukturiertes Verfahren zur Wiedereingliederung langzeitig oder häufig kurzzeitig erkrankter Mitarbeiter. Die Gesetzesgrundlage sieht im § 167 Abs. 2 Sozialgesetzbuch (SGB) IX vor, dass der Arbeitgeber allen Beschäftigten, die vom aktuellen Zeitpunkt an betrachtet in den letzten 12 Monaten länger als 6 Wochen/42 Tage ununterbrochen oder wiederholt arbeitsunfähig waren.
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Praxisleitfaden für Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM)

Entscheidet sich der Arbeitnehmer für ein erstes BEM-Gespräch, so können im Rahmen dieses und folgender Gespräche auch weitere Personen, wie z.B. Betriebsrat/ Personalrat, Betriebsarzt/ Werksarzt, Sozialbetreuung oder andere Vertrauenspersonen daran teilnehmen. Auch hierüber entscheidet der Mitarbeiter.

Ziel der BEM-Gespräche ist es, dem Beschäftigten die Rückkehr an den Arbeitsplatz zu erleichtern, eine erneute Erkrankung aufgrund der selben Ursachen zu verhindern und somit den Arbeitsplatz zu erhalten. Es soll in diesem Rahmen gemeinsam mit dem Arbeitnehmer danach geschaut werden, ob es möglicherweise auch Ursachen im Arbeitsumfeld gibt, die dazu geführt haben, dass er erkrankt ist.

Mögliche arbeitsplatzbedingt Ursachen für ein BEM

• permanenter zeitlicher Druck,
• Überlastung durch Arbeitsmenge (viele Überstunden),
• zu starre Arbeitszeitgestaltung,
• schlechte Arbeitsorganisation,
• Schichtarbeit,
• Konflikte mit Kollegen (Mobbing),
• Konflikte mit Vorgesetzten (Bossing),
• resultierende psychische Belastungen,
• schlechte ergonomische Verhältnisse am Arbeitsplatz oder
• permanente einseitige körperliche Belastungen.

Treffen Belastungen dieser Art oder ähnliche zu, so soll als Ergebnis der BEM-Gespräche gemeinsam eine Maßnahmensammlung erarbeitet werden, die sich dieser annimmt und Belastungen abbaut bzw. beseitigt. Hier soll und muss der Mitarbeiter selbst mit eingebunden und aktiv werden. Es geht im Betrieblichen Eingliederungsmanagement (BEM) in erster Linie darum, Hilfe zur Selbsthilfe zu leisten und Freiraum hierfür zu schaffen.

Betriebliches Eingliederungsmanagement & Datenschutz

Wird ein Betriebliches Eingliederungsmanagement nach § 167 Abs. Sozialgesetzbuch (SGB) IX (im Folgenden: BEM) eingeführt, stellen sich zahlreiche datenschutzrechtlichen Fragen, insbesondere zum Umgang mit den während des BEM-Prozesses erfassten und ausgewerteten Daten. Dazu sind zahlreiche datenschutzrechtliche Bestimmungen zu beachten, um das Recht des Arbeitnehmers auf informationelle Selbstbestimmung zu gewährleisten. Damit Handlungssicherheit und Transparenz bei allen Beteiligten sichergestellt wird, sollte der komplette BEM-Prozess berücksichtigt und jeder einzelne Schritt unter datenschutzrechtlichen Aspekten betrachtet werden. Ist ein Betriebsrat vorhanden, empfiehlt sich der Abschluss einer einschlägigen Betriebsvereinbarung.

Beginn des BEM: Arbeitgeber muss hinweisen, Arbeitnehmer muss zustimmen

Am Anfang des BEM steht immer die den Arbeitnehmer betreffende Datenerhebung. Der Arbeitgeber muss den Mitarbeiter daher auf Art und Umfang der anlässlich des BEM erhobenen und verwendeten Daten hinweisen, § 167 Abs. 2 Satz 3 SGB IX. Umgekehrt ist es erforderlich, dass der Arbeitnehmer in diese Datenerhebung einwilligt, was stets schriftlich erfolgen sollte.

Das ist aber noch nicht alles. So ist der Arbeitnehmer auch darauf hinzuweisen, dass

• er seine erteilte Einwilligung widerrufen kann
• wo und wie lange seine Daten aufbewahrt werden (empfohlen wird eine Aufbewahrung der BEM-Akten von drei Jahren)
• er die BEM-Akte einsehen und daraus Kopien erhalten darf, wozu auch eine Kopie der gesamten Akte gehört

Darüber hinaus darf die Weitergabe der persönlichen Daten des Arbeitnehmers ebenfalls nur mit seiner Einwilligung erfolgen, § 4 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).

Aus Beweisgründen sollte sich der Arbeitgeber auch hier schriftlich bestätigen lassen, dass er diese Hinweise erteilt bzw. die Einwilligung des Arbeitnehmers zur Datenweitergabe erfolgt ist.

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Die Datenverwendung ist zweckgebunden

Die vom Arbeitnehmer erhobenen Daten dürfen nur im Rahmen des BEM verwendet werden. Die Verwendung ist also zweckgebunden dergestalt, dass Arbeitsplatz gefährdende Zusammenhänge erkannt werden sowie sich am Erhalt und Bestand des insoweit gesundheitsbedingt gefährdeten Arbeitsverhältnisses zu orientieren haben. Die vom Arbeitnehmer mitgeteilten Daten dürfen daher nur für diese Zwecke verwendet werden. Eine Verwendung für andere arbeitsvertragliche Zwecke, speziell im Zusammenhang mit einer krankheitsbedingten Kündigung, ist daher unzulässig.

Folge dieser Zweckgebundenheit ist, dass die Personalakte und die BEM-Akte stets getrennt aufzubewahren sind. In die Personalakte dürfen nur Nachweise darüber aufgenommen werden, dass eine BEM erfolgt ist. Die BEM-Akte kann etwa vom Betriebsarzt aufbewahrt werden, zumal bei diesem bereits die Krankenakte des Betroffenen geführt wird.

Bei alldem gilt der Grundsatz der Datenvermeidung und Datensparsamkeit, § 3a BDSG. Die erhobenen und verwendeten Daten sind daher auf das Wesentliche zu beschränken.

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Am besten eine eigene Stelle: Wer die Daten erheben darf

An für sich können die Daten von den Mitgliedern des Integrationsteams, bestehend aus Arbeitgebervertretern oder Mitgliedern der Personalabteilung sowie dem Betriebsrat und ggf. der Schwerbehindertenvertretung, erhoben werden. Manchmal empfiehlt sich aber, die Datenerhebung durch eine eigene Organisationseinheit (etwa dem Betriebsarzt) vornehmen zu lassen.

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Schweigen ist Gold: Das gilt für die Verpflichtung auf das Datengeheimnis

Allen mit der Datenverarbeitung beschäftigten Personen ist untersagt, personenbezogene Daten unbefugt zu erheben, zu verarbeiten oder zu nutzen (Datengeheimnis). Diese Personen sind daher bei der Aufnahme auf das Datengeheimnis, das auch nach Beendigung deren Tätigkeit fortbesteht, grundsätzlich zu verpflichten, § 5 BDSG.

In der Praxis erfolgt diese Verpflichtung auf einem gesonderten Schreiben, das von der betreffenden Person zu unterzeichnen ist. Hierfür gelten auch gesetzliche Geheimhaltungspflichten (etwa für den Betriebsrat, § 79 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) oder die Vertrauensperson der Schwerbehinderten, § 96 SGB IX). Verstöße hiergegen stellen Straftaten dar.

Die Betriebsvereinbarung (BV)/ Dienstvereinbarung (DV) zum Eingliederungsmanagement (BEM)

Viele Unternehmen halten die betriebsspezifischen Regelungen zum BEM in einer Betriebsvereinbarung (BV) oder mindestens in einer Integrationsvereinbarung fest. Dies hat sich als sehr nützlich erwiesen, da man sich anstrengende und zeitraubende Diskussionen über die Behandlung jedes Einzelfalles erspart. Die Einführung eines solchen Prozesses zur Wiedereingliederung ist mitbestimmungspflichtig und muss von Arbeitnehmervertretung und Arbeitgebervertretung unterzeichnet werden. Deshalb ist es sinnvoll, wenn sich beide Seiten, z.B. im Rahmen eines Workshops oder Inhouse-Seminars zum BEM, an einen Tisch setzen, um sich auf ein gemeinsames Vorgehen zu einigen und dies im weiteren Verlauf schriftlich zu fixieren. Zu Fragen, worauf bei der Erstellung einer solchen BEM-BV zu achten ist, kann man sich von erfahrenen juristischen BEM-Experten (z.B. UBGM-Rechtsexperte: Stefan Nau, Fachanwalt für Arbeitsrecht) beraten lassen.

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Empfehlenswert: Abschluss einer Betriebsvereinbarung

Im Zusammenhang mit dem BEM hat der Betriebsrat zahlreiche Rechte, insbesondere Mitbestimmungsrechte nach §§ 87 Abs. 1 Nr. 1 und 7, sowie Überwachungs- und Kontrollrechte, etwa nach § 80 BetrVG. Generell ist daher – gemeinsam mit dem Betriebsrat – der Abschluss einer Betriebsvereinbarung zum Thema BEM unter Berücksichtigung der datenschutzrechtlichen Aspekte sinnvoll.

» Muster-Betriebsvereinbarung über die Ausgestaltung des BEM nebst Merkblatt finden Sie hier «

Abgrenzung von Betrieblichem Wiedereingliederungsmanagement zu Krankenrückkehrgesprächen

Beim BEM geht es nicht um die Vorbereitung einer krankheitsbedingten Kündigung. Im Gegensatz zu Krankenrückkehrgesprächen, dient das Betriebliche Eingliederungsmanagement nicht in erster Linie der Erstellung einer Gesundheitsprognose, sondern der aktiven Unterstützung des Arbeitnehmers bei seiner Genesung und der Rückkehr an den Arbeitsplatz.

Nicht selten haben Krankenrückkehrgespräche ein negatives Image im Betrieb. Mitarbeiter fühlen sich unter Druck gesetzt und bekommen ein schlechtes Gewissen, wenn sie einmal krank sind und anschließend zum Chef müssen.

Deshalb ist es gerade bei der Einführung von BEM-Gesprächen wichtig, Ziele und Umsetzung im Unternehmen klar zu kommunizieren. Als sinnvoll haben sich hier in der Praxis sog. „BEM-Flyer“ erwiesen, die z.B. der Lohnabrechnung mit beigelegt werden oder Informationsveranstaltungen im Rahmen von Betriebsversammlungen. Aber auch Beiträge im Unternehmensmagazin sind gute Wege, um den Mitarbeitern die Angst vor einem BEM zu nehmen.

Krankenrückkehrgespräche – Dialog mit Fingerspitzengefühl

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Betriebliches Eingliederungsmanagement & krankheitsbedingte Kündigung

In der Betriebspraxis kann Arbeitnehmern wegen lang andauernder Erkrankung oder häufigen Kurzerkrankungen gekündigt werden. Allerdings hat die Rechtsprechung für die Wirksamkeit solch einer krankheitsbedingten (personenbedingten) Kündigung hohe Hürden aufgestellt. Eine dieser Hürden ist die Erforderlichkeit eines betrieblichen Eingliederungsmanagements nach § 167 Abs. 2 Sozialgesetzbuch (SGB) IX (im Folgenden: BEM). Fehlt es hieran, kann die krankheitsbedingte Kündigung allein aus diesem Grund bereits unwirksam sein.

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Das sind die Voraussetzungen einer krankheitsbedingten Kündigung

Damit eine krankheitsbedingte Kündigung wegen lang andauernder Erkrankung oder häufigen Kurzerkrankungen eines Arbeitnehmers wirksam ist, müssen folgende drei Voraussetzungen erfüllt sein:

1. Es ist eine sogenannte negative Gesundheitsprognose erforderlich. Kurz gesagt, bedeutet dies, dass die krankheitsbedingten Fehltage des Arbeitnehmers sich auch künftig nicht verringern werden.
2. Die krankheitsbedingten Fehlzeiten des Arbeitnehmers müssen zu einer erheblichen Beeinträchtigung der betrieblichen Interessen des Arbeitgebers führen. Solche Beeinträchtigungen liegen vor, wenn der Betriebsablauf so erheblich gestört wird, dass eine Weiterbeschäftigung des Arbeitnehmers für den Arbeitgeber unzumutbar ist. Beispiele hierzu sind etwa erhebliche Überstunden anderer Mitarbeiter, weil die Fehlzeiten des Arbeitnehmers nicht durch Springer bzw. Aushilfen überbrückt werden können, oder das ständige Durcheinandergeraten der Schichtpläne aufgrund des wiederholten kurzfristigen Fehlens des Arbeitnehmers.
3. Die Kündigung darf nur das letzte Mittel (ultima ratio) sein. Zuvor müssen alle anderen Mittel wie etwa die Möglichkeit zur Versetzung oder Schaffung eines leidensgerechten Arbeitsplatzes ausgeschöpft worden sein. Dazu gehört auch die Erforderlichkeit eines BEM, sofern der Arbeitnehmer innerhalb eines Jahres mehr als sechs Wochen ununterbrochen oder insgesamt (also an einzelnen Tagen/Wochen, die insgesamt die Summe von mehr als sechs Wochen überschreiten) erkrankt war.

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So wirkt sich das fehlende BEM auf die Wirksamkeit der Kündigung aus

Zunächst kommt es darauf an, ob sich der zu kündigende Arbeitnehmer auf das Kündigungsschutzgesetz (KSchG) berufen kann. Ist das nicht der Fall, macht das fehlende oder unzureichende BEM die krankheitsbedingte Kündigung nicht unwirksam. Genießt der Arbeitnehmer jedoch Kündigungsschutz nach dem KSchG, führt das in einem nachfolgenden Kündigungsschutzprozess zu einer Umkehr der Beweislast. Das heißt, der Arbeitgeber muss darlegen und beweisen können, dass die krankheitsbedingte Kündigung auch bei einem BEM erfolgt wäre (Bundesarbeitsgericht (BAG), Urteil vom 10.12.2009, Az.: 2 AZR 400/08). Kann der Arbeitgeber diesen Nachweis nicht führen, verliert er deswegen den Kündigungsschutzprozess.

Nun kann es vorkommen, dass der Arbeitgeber für den Arbeitnehmer von vornherein und auch bei einem BEM keine Beschäftigungsmöglichkeit mehr hatte. Dann muss der Arbeitgeber aber vor dem Arbeitsgericht im Einzelnen genau darlegen und nachweisen, warum auch bei einem durchgeführten BEM die Kündigung unvermeidbar gewesen wäre.

Wurde das BEM ordnungsgemäß mit einem negativen Ergebnis für den Arbeitnehmer durchgeführt, ist diese Voraussetzung für eine wirksame krankheitsbedingte Kündigung erfüllt. Liegt dagegen ein positives Ergebnis für den Arbeitnehmer vor, ist der Arbeitgeber grundsätzlich zu einer Umsetzung der empfohlenen Maßnahmen verpflichtet sofern diese in Art und Umfang zumutbar ist. Kündigt der Arbeitgeber ohne Umsetzung der Maßnahmen dem Arbeitnehmer trotzdem, obliegt es dem Arbeitgeber im Kündigungsschutzprozess, die Undurchführbarkeit oder Zwecklosigkeit der Maßnahmen darzulegen und zu beweisen. Ein Sonderfall ist jedoch gegeben, wenn der Arbeitnehmer mit den empfohlenen Maßnahmen nicht einverstanden ist oder daran nicht mitwirkt. Hier kann der Arbeitgeber wirksam kündigen, wenn er dem Arbeitnehmer zur Einwilligung oder Mitwirkung eine Frist gesetzt hat, für den Fall der fehlenden Beteiligung eine Kündigung angedroht hat und die Frist ergebnislos verstrichen ist. (BAG, Urteil vom 10.12.2009, Az.: 2 AZR 400/08).

Verweigert dagegen der Arbeitnehmer trotz ordnungsgemäßer Aufklärung des Arbeitgebers von vornherein seine Teilnahme am BEM, hat ein unterlassenes Eingliederungsmanagement insoweit keine Auswirkungen für die Wirksamkeit der krankheitsbedingten Kündigung (BAG, Urteil vom 24.03.2011, Az.: 2 AZR 170/10).

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Fazit: Das BEM sollte stets durchgeführt werden

Betriebliches Eingliederungsmanagement II – Aufbauseminar

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Vor einer krankheitsbedingten Kündigung sollte immer das BEM durchgeführt werden. Nur so wird in einem etwaigen Kündigungsschutzprozess das Risiko vermieden, dass der Arbeitgeber allein wegen dem fehlenden BEM den Prozess verliert. Darüber hinaus sollten alle Maßnahmen, die im Zusammenhang mit dem BEM stehen, zu Beweiszwecken genau dokumentiert werden. Das gilt umso mehr, wenn der Arbeitnehmer seine Beteiligung an solchen Maßnahmen verweigert. Ferner ist auf eine ordnungsgemäße Durchführung des BEM zu achten, insbesondere auch auf eine zielführende Beteiligung aller geeigneter Stellen. Es soll an dieser Stelle aber noch einmal ausdrücklich betont werden, dass ein Betriebliches Eingliederungsmanagement nicht in erster Linie zur Vorbereitung einer krankheitsbedingten Kündigung, sondern im Gegenteil, zur Vermeidung einer solchen durchgeführt wird.

Video: Best-Practice-Beispiel

 

Betriebliches Eingliederungsmanagement erfolgreich umgesetzt – Die 10 Schritte im BEM

BEM-Gespräche führen – Der Gesprächsleitfaden

Der wichtigste Faktor für die Einführung und erfolgreiche Umsetzung eines BEMs ist „VERTRAUEN“. Ohne das Vertrauen der Belegschaft wird dieses Angebote des Arbeitgebers nur selten angenommen. Dieses kann am besten durch persönliche Gespräche mit den Mitglieder des Integrationsteams und allen direkt oder indirekt Beteiligten aufgebaut werden.

Deshalb ist es wichtig, gut vorbereitet in die BEM-Gespräche zu gehen. Hierzu können z.B. Seminare besucht werden, wie sie u.a. von der UBGM angeboten werden (z.B. » Seminar: Betriebliches Eingliederungsmanagement I – Basisseminar). Diese werden von den Betrieben meist als Inhouse-Seminare durchgeführt, da so die unternehmensspezifischen Besonderheiten berücksichtigt werden können. Hier erhalten die Teilnehmer wichtige Hinweise zu rechtlichen Fragen, zum Aufbau eines integrativen BEMs und können anhand von Fallbeispielen trainieren, wie sie sich am besten in der Gesprächsführung verhalten und es vermeiden in „Fettnäpfchen“ zu treten. Sie erhalten die nötige Sicherheit, um anschließend gut vorbereitet in die Gespräche zu gehen.

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Mehr Informationen zum Führen von BEM-Gesprächen im Betrieblichen Eingliederungsmanagement oder zu Krankenrückkehrgesprächen erhalten sie hier:

Seminare & Webinare für Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM)

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Beim BEM handelt es sich um einen Managementprozess mit festen Abläufen und trotzdem flexiblen Handlungsspielräumen. Um den Erfolg des Prozesses und der erarbeiteten Lösungen dokumentieren zu können, ist es sinnvoll messbare Kennzahlen zu erheben.

Kennzahlen könnten z.B. sein:

• Anzahl geführter BEM-Telefonate,
• Anzahl verschickter BEM-Anschreiben,
• Anzahl der Zusagen,
• Anzahl der Ablehnungen,
• Anzahl der geführten Gespräche,
• Anzahl der erfolgreich umgesetzten Maßnahmen,
• Dauer des BEM-Einzelfalles,
• Entwicklung der Langzeiterkrankungen im Unternehmen sowie
• Entwicklung der Fehlzeiten insgesamt im Betrieb.

Diese Kennzahlen können z.B. in Form eines BEM-Jahres-Berichtes ausgewertet und anschließend an die Belegschaft kommuniziert werden. So wird das Vertrauen der Belegschaft und die Transparenz gestärkt und ein Wiedereingliederungsmanagement nachhaltig in die Organisationsstrukturen integriert.

Betriebliches Eingliederungsmanagement mit externen Dienstleistern

Einige Unternehmen entscheiden sich aufgrund des zeitlichen und personellen Aufwandes, das BEM von einem externen Dienstleister (z.B. der UBGM) durchführen zu lassen. Dies hat den Vorteil, dass für den Betrieb keine personellen und zeitlichen Ressourcen gebunden werden, das Projektmanagement komplett vom Dienstleister durchgeführt wird und auch häufig zu Betriebsfremden Experten ein höheres Vertrauen besteht als zu unternehmenseigenen Beschäftigten.

» Mehr zum externen BEM erfahren Sie hier «

Die Rechtsgrundlage des betrieblichen Eingliederungsmanagements (BEM)

Unter folgendem Link finden Sie den Gesetzestext als Grundlage eines betrieblichen Eingliederungsmanagements.

» Die BEM-Gesetzesgrundlage, §167, Abs. 2, SGB 9 «

Übersicht relevanter BEM-Gerichtsurteile von 2005 – 2016

Seit der gesetzlichen Etablierung des betrieblichen Eingliederungsmanagements im Jahr 2004 wurden über 200 Urteile gesprochen. Diese Seite gibt einen Überblick zu aktuellen sowie relevanten Urteilen/Beschlüsse zum betrieblichen Eingliederungsmanagement. Sie dient als Arbeitshilfe für rechtliche Recherchen innerhalb des BEM. Die vorliegende Zusammenstellung hat keinen Anspruch auf Vollständigkeit wird jedoch regelmäßig aktualisiert.

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Weitere Praxisleitfäden