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Die Arbeit vom heimischen Schreibtisch ist ja den meisten bereits mehr oder weniger vertraut. Wir möchten Ihnen hier ein paar Tipps geben, wie Sie gemeinsam mit Ihren Mitarbeitenden die Zusammenarbeit auf Distanz gut meistern können.
Die Basis für Vertrauen sind ein klar definierter Rahmen fürs tägliche Tun – und Kommunikation. Auch wenn persönliche Kontakte und kollegialer Austausch fehlen, ist es wichtig, dass die Mitarbeitenden weiterhin ein Gefühl der Zugehörigkeit zum Unternehmen spüren.
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Mittlerweile haben Sie und Ihre Mitarbeitenden viel Erfahrung gesammelt und Online-Besprechungen sind an der Tagesordnung. Was einerseits ein großer Vorteil ist, birgt auf der anderen Seite auch Schwierigkeiten. Daher widmen wir uns hier der Gestaltung digitaler Meetings.
Öffnen Sie den Meetingraum am besten bereits 10 Minuten bevor das Meeting startet. Das ermöglicht allen, sich technisch bereits einzurichten bevor das Meeting beginnt und bietet außerdem die Möglichkeit für informellen Austausch.
Photo by Luke Chesser on Unsplash
In Meetings, in denen alle ihre Kamera eingeschaltet haben, herrscht häufig eine wesentlich bessere Meetingdisziplin. Außerdem schafft das Einschalten der Kamera eine viel persönlichere Atmosphäre und Sie können nicht geäußerte Stimmungen besser wahrnehmen. Wenn Sie oder Ihre Mitarbeitenden nicht während des gesamten Meetings die Kamera eingeschaltet lassen möchten, können Sie sich zum Beispiel darauf verständigen, dass zumindest zu Beginn des Meetings oder bei Redebeiträgen die Kameras aktiviert werden.
Legen Sie gemeinsam fest, welche Regeln in Ihren digitalen Meetings gelten sollen wie zum Beispiel,
Regeln für digitale Meetings
Und was passiert bei „Regelbruch“? Vielleicht spendieren diejenigen den anderen eine Runde Kuchen beim nächsten Präsenzmeeting. Sollte es schwierig sein die Meetingregeln einzuhalten, schreiben Sie diese doch auf die Einladung und legen fest, wie auf die Einhaltung der Regeln geachtet wird (z.B. ob Regelverletzungen von allen Teilnehmenden angesprochen werden oder ausschließlich von dem/der Moderator*in).
Photo by rashid khreiss on Unsplash
c) Warm-up
Das Arbeiten auf Distanz stellt alle vor persönliche und berufliche Herausforderungen. Studien zeigen, dass der fehlende persönliche Kontakt zu Kolleg*innen von den meisten Befragten als Nachteil des Home-Office empfunden wird. Schaffen Sie eine persönliche Atmosphäre und starten ein Meeting damit, dass reihum jede*r zum Beispiel den Satz: „Mein Start in den Tag war…, weil …“, „Die letzte Woche war…, weil…“ oder „Das Wochenende war…, weil…“ beendet. Halten Sie die Redebeiträge kurz, ideal sind maximal 30 Sekunden pro Person. Dadurch verhindern Sie lange Monologe und stellen sicher, dass jede*r zu Wort kommt.
Sorgen Sie für eine aufgelockerte Atmosphäre, indem Sie eine Besprechung mit einer kurzen Warm- Up-Runde beginnen. Das kann zum Beispiel eine Bewegungs-, Atem- oder Entspannungsübung sein, die Sie über das Teilen Ihres Bildschirms anleiten können (Übungen im Homeoffice). Oder Sie nutzen die beigefügten Plakate des Betrieblichen Gesundheitsmanagements und starten das Meeting mit zwei bis drei der dargestellten Übungen. Der Vorteil ist, dass sich alle Teilnehmenden bewusst gemeinsam im virtuellen Raum versammeln und sich, losgelöst vom vorherigen Arbeitskontext, besser fokussieren können. Bewegungsübungen sind obendrein eine hervorragende Vorbeugung gesundheitlicher Probleme, die aufgrund vermehrten Sitzens und geringerer Bewegung im Home-Office entstehen können.
Wenn es sich um ein regelmäßiges Teammeeting handelt, bitten Sie doch Ihre Mitarbeitenden in wechselnder Reihenfolge für ein Warm-Up zu sorgen – vielleicht mag ja auch jemand selbst eine Übung vorstellen? Wenn Ihre Mitarbeitenden Anlaufschwierigkeiten haben, schlagen Sie vor, dass der Staffelstab in alphabetischer Reihenfolge weitergereicht wird.
Digitales Arbeiten erfordert viel Klarheit und Struktur unter anderem auch, weil informelle Möglichkeiten des Nachfragens nicht so einfach gegeben sind. Zur Vorbereitung des Meetings ist daher besonders wichtig,
Meeting-Vorbereitung
Sehen Sie auf Ihrer Agenda auch einen TOP für Positives vor (z.B.: Was ist letzte Woche gut gelaufen und was habe ich dazu beigetragen?). Denn: Das Gehirn fokussiert sich auf Probleme, nicht auf Genuss. Negative Gedanken machen das Problem in unserer Erinnerung größer, als es in der Realität je war und schränken die Perspektive ein. Das bewusste Wahrnehmen der guten und schönen Dinge im Leben gleicht im Verhältnis 3 : 1 die negativen aus. Bei einmal Ärgern brauchen wir also drei Mal Freude. Ein guter Grund, auch die positiven Aspekte des (Arbeits-)Alltags mit auf die Agenda zu nehmen.
Legen Sie fest, wer das Meeting moderiert. Alle Teilnehmenden im Auge zu behalten, die Zeit einzuhalten und inhaltlich mitzudenken ist nicht immer ganz einfach. Lassen Sie die Moderationsrolle im Team rotieren, z.B. alphabetisch – so ist jede*r einmal an der Reihe. Die Moderationsrolle zu wechseln fördert die Eigenverantwortung der Teilnehmenden an der Gestaltung der Teamsitzungen mitzuwirken.
Protokoll: Bestimmen Sie im Team, wer das Protokoll führt. Am besten ist, wenn das Protokoll in Echtzeit geschrieben und das Dokument mittels der Funktion „Bildschirm teilen“ für die Teilnehmenden sichtbar ist. Das hilft, sich auf den Inhalt zu fokussieren und ggf. Punkte zu ergänzen, wenn es notwendig sein sollte. Wenn Wortbeiträge, Fragen oder Argumente ebenfalls dokumentiert werden, hilft dies, die Diskussion zu strukturieren. Außerdem schafft ein Verlaufsprotokoll Transparenz – auch für diejenigen, die nicht teilnehmen konnten. Wie bei Präsenzveranstaltungen auch, gilt hinter jedem TOP die Ergebnisse zusammen zu fassen sowie Verantwortliche und Termine festzulegen.
Photo by Malte Helmhold on Unsplash
Da in virtuellen Meetings häufig die nonverbale Kommunikation fehlt oder stark eingeschränkt ist, lässt es sich oft nicht am Gesicht oder der Haltung ablesen, ob es Fragen oder Einwände gibt. Daher empfiehlt es sich, die Teilnehmenden direkt anzusprechen:
Direkte Ansprache
Häufig üben Teilnehmende Kritik an Teammeetings – egal, ob sie in Präsenz oder virtuell stattfinden. Was halten Sie davon, wenn Sie Ihre Mitarbeitenden in die Gestaltung der Meetings einbeziehen? Sie können sie am Ende der Veranstaltung beispielsweise fragen:
Abschluss & Feedback
Wenn am Anfang noch nicht alles reibungslos funktioniert, sagen Sie Ihrem Team, dass diese Situation auch für Sie noch Entwicklungsgebiet ist und laden Sie Ihre Mitarbeitenden ein, gemeinsam nach Lösungen zu suchen und bitten um Vorschläge.
Autorin: Kerstin Hamann, Die GesundheitsManager
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