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Gesund Führen auf Distanz – 5 Tipps die zum Erfolg führen

Die Arbeit vom heimischen Schreibtisch ist ja den meisten bereits mehr oder weniger vertraut. Wir möchten Ihnen hier ein paar Tipps geben, wie Sie gemeinsam mit Ihren Mitarbeitenden die Zusammenarbeit auf Distanz gut meistern können.

 

1. Bei sich selbst anfangen

  1. Wenn es Ihnen als Führungskraft gut geht, dann können Sie sich auch gut um Ihre Mitarbeitenden kümmern. Das mag jetzt lapidar klingen. Erfahrungsgemäß stellen Führungskräfte ihre Bedürfnisse häufig hinten an, wenn es darum geht, alles am Laufen zu halten. Fragen Sie sich: Wie gestalte ich meinen Tag, um kraftvoll zu bleiben? Planen Sie Ihren Tagesablauf, gönnen Sie sich Pausen, tun Sie etwas für Ihre Bewegung.
  2. Aber auch die Anforderungen an Ihr Führungsverhalten ändern sich beim Führen auf Distanz. Bisher hatten Sie Ihre Mitarbeitenden mehr oder weniger im Blick, jetzt müssen Sie darauf vertrauen, dass jede/r diszipliniert und engagiert an seinen/ihren Aufgaben arbeitet. Fragen Sie sich, was Sie von Ihrem Team erwarten und kommunizieren dies gegenüber Ihren Mitarbeitenden. Transparenz und Offenheit schaffen Vertrauen. Und Ihre Mitarbeitenden brauchen Vertrauen in Ihre Führungskraft, damit sie sicher sein können, bei Problemen und mit ihren Sorgen nicht alleingelassen zu werden.

Die Basis für Vertrauen sind ein klar definierter Rahmen fürs tägliche Tun – und Kommunikation. Auch wenn persönliche Kontakte und kollegialer Austausch fehlen, ist es wichtig, dass die Mitarbeitenden weiterhin ein Gefühl der Zugehörigkeit zum Unternehmen spüren.

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2. Klare Regeln

  1. Vereinbaren Sie ein tägliches Teammeeting zum Start in den Tag oder feste Teammeetings zum konkreten Austausch über die Arbeit zum Beispiel montags um 10.00 Uhr, mittwochs 16.00 Uhr, freitags 14.00 Uhr mit Ausblick auf die kommende Woche. Nutzen Sie diesen Termin um zu klären, was für jede/n an diesem Tag ansteht, wie die Arbeit läuft, wo es eventuell Schwierigkeiten gibt, wer Unterstützung benötigt. So bleiben alle auf dem laufenden und – noch wichtiger – das Team verliert sich nicht aus den Augen.
  2. Lassen Sie das Team mitentscheiden, ob die gewählte Struktur gut passt oder ein anderer Turnus besser geeignet ist. Entwickeln Sie gemeinsam mit Ihrem Team, welche Regeln für ein gutes Miteinander benötigt werden. Das stärkt das gegenseitige Vertrauen und ist ein Zeichen der Wertschätzung. Themen können z.B. die Arbeitszeit, die Kommunikation, die Erreichbarkeit oder die Zusammenarbeit sein.
  3. Gerade bei Telefon- und Videokonferenzen ist Vorbereitung sehr wichtig. Eine Agenda hilft, die Ziele des Gesprächs im Auge zu behalten.

 

Photo by Clem Onojeghuo on Unsplash

 

3. Austausch und Kommunikation

  1. Planen Sie für die Teammeetings ruhig etwas mehr Zeit ein als vielleicht normalerweise üblich. Das Arbeiten auf Distanz bringt viele individuelle Herausforderungen und Unsicherheiten mit sich. Zeigen Sie nicht nur an den fachlichen Themen Interesse, sondern auch am Menschen. Ein vermehrter Austausch und konstruktives Feedback sind beim Arbeiten auf Distanz deutlich wichtiger geworden. Eine gute Stimmung und ein gutes Betriebsklima sind eine wichtige Voraussetzung für ein motiviertes Miteinander.
  2. Beginnen Sie die Meetings damit, was gut läuft. Würdigen Sie die Erfolge des Teams – ein Lob dient insbesondere beim Führen auf Distanz der Sicherheit und Motivation.
  3. Belange, die nur einzelne Teammitglieder betreffen, ob persönlich, fachlich, Lob oder Kritik, sollten Sie einzeln mit der/dem entsprechenden Mitarbeitenden am Telefon oder persönlich besprechen. Suchen Sie den Dialog, wenn Ihnen Veränderungen an einzelnen Teammitgliedern auffallen.
  4. Bei telefonischen oder online-meetings geht ein Großteil, wenn nicht die gesamte nonverbale Kommunikation wie Augenbewegungen und Mimik verloren. Nutzen Sie die Methode des aktiven Zuhörens, um Ihren Mitarbeitenden zu signalisieren, dass Sie sie verstanden haben und motivieren Ihr Team, in online-meetings die Kommentar-Funktionen (Daumen hoch/Klatschen) und die Chat-Funktion einzusetzen. Das schafft Sicherheit, gibt Rückenstärkung und macht Spaß.
  5. Für den fachlichen Austausch untereinander können Sie ein Team-Chat in Caesar einrichten lassen. Das ermöglicht einen unkomplizierten fachlichen Austausch und schnelle Abstimmungen.
  6. Machen Sie deutlich, dass Sie für alle jederzeit ansprechbar sind.

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4. Digitale Meetings leiten

Mittlerweile haben Sie und Ihre Mitarbeitenden viel Erfahrung gesammelt und Online-Besprechungen sind an der Tagesordnung. Was einerseits ein großer Vorteil ist, birgt auf der anderen Seite auch Schwierigkeiten. Daher widmen wir uns hier der Gestaltung digitaler Meetings.

 

a) Pünktlicher Start

Öffnen Sie den Meetingraum am besten bereits 10 Minuten bevor das Meeting startet. Das ermöglicht allen, sich technisch bereits einzurichten bevor das Meeting beginnt und bietet außerdem die Möglichkeit für informellen Austausch.

 

b) Meetingregeln

In Meetings, in denen alle ihre Kamera eingeschaltet haben, herrscht häufig eine wesentlich bessere Meetingdisziplin. Außerdem schafft das Einschalten der Kamera eine viel persönlichere Atmosphäre und Sie können nicht geäußerte Stimmungen besser wahrnehmen. Wenn Sie oder Ihre Mitarbeitenden nicht während des gesamten Meetings die Kamera eingeschaltet lassen möchten, können Sie sich zum Beispiel darauf verständigen, dass zumindest zu Beginn des Meetings oder bei Redebeiträgen die Kameras aktiviert werden.

Legen Sie gemeinsam fest, welche Regeln in Ihren digitalen Meetings gelten sollen wie zum Beispiel,

 

Regeln für digitale Meetings

  • dass alle pünktlich eingeloggt sind,
  • dass sich alle konzentriert beteiligen und währenddessen keinen anderen Beschäftigungennachgehen (z.B. Mails checken o.ä.),
  • ob alle ihre Kameras und den Ton aus- oder eingeschaltet haben sollen, dass sich allegegenseitig ausreden lassen und ob Wortmeldungen per Handzeichen angezeigt werden,
  • ob bekräftigende Meinungen durch Emojis oder Klatschen im Chat zum Ausdruck gebrachtwerden können.

 

Und was passiert bei „Regelbruch“? Vielleicht spendieren diejenigen den anderen eine Runde Kuchen beim nächsten Präsenzmeeting. Sollte es schwierig sein die Meetingregeln einzuhalten, schreiben Sie diese doch auf die Einladung und legen fest, wie auf die Einhaltung der Regeln geachtet wird (z.B. ob Regelverletzungen von allen Teilnehmenden angesprochen werden oder ausschließlich von dem/der Moderator*in).

 

c) Warm-up

Das Arbeiten auf Distanz stellt alle vor persönliche und berufliche Herausforderungen. Studien zeigen, dass der fehlende persönliche Kontakt zu Kolleg*innen von den meisten Befragten als Nachteil des Home-Office empfunden wird. Schaffen Sie eine persönliche Atmosphäre und starten ein Meeting damit, dass reihum jede*r zum Beispiel den Satz: „Mein Start in den Tag war…, weil …“, „Die letzte Woche war…, weil…“ oder „Das Wochenende war…, weil…“ beendet. Halten Sie die Redebeiträge kurz, ideal sind maximal 30 Sekunden pro Person. Dadurch verhindern Sie lange Monologe und stellen sicher, dass jede*r zu Wort kommt.

Sorgen Sie für eine aufgelockerte Atmosphäre, indem Sie eine Besprechung mit einer kurzen Warm- Up-Runde beginnen. Das kann zum Beispiel eine Bewegungs-, Atem- oder Entspannungsübung sein, die Sie über das Teilen Ihres Bildschirms anleiten können (Übungen im Homeoffice). Oder Sie nutzen die beigefügten Plakate des Betrieblichen Gesundheitsmanagements und starten das Meeting mit zwei bis drei der dargestellten Übungen. Der Vorteil ist, dass sich alle Teilnehmenden bewusst gemeinsam im virtuellen Raum versammeln und sich, losgelöst vom vorherigen Arbeitskontext, besser fokussieren können. Bewegungsübungen sind obendrein eine hervorragende Vorbeugung gesundheitlicher Probleme, die aufgrund vermehrten Sitzens und geringerer Bewegung im Home-Office entstehen können.

Wenn es sich um ein regelmäßiges Teammeeting handelt, bitten Sie doch Ihre Mitarbeitenden in wechselnder Reihenfolge für ein Warm-Up zu sorgen – vielleicht mag ja auch jemand selbst eine Übung vorstellen? Wenn Ihre Mitarbeitenden Anlaufschwierigkeiten haben, schlagen Sie vor, dass der Staffelstab in alphabetischer Reihenfolge weitergereicht wird.

 

d) Agenda

Digitales Arbeiten erfordert viel Klarheit und Struktur unter anderem auch, weil informelle Möglichkeiten des Nachfragens nicht so einfach gegeben sind. Zur Vorbereitung des Meetings ist daher besonders wichtig,

Quelle: unsplash, Foto: Glenn Carstens-Peters

 

Meeting-Vorbereitung

  • den Teilnehmenden einen Termin zu nennen, bis zu dem sie ihre Beiträge oder Themen benennen,
  • ein Zeitfenster für jeden TOP und den/die verantwortliche Mitarbeitende/n festzulegen,
  • sowie die Agenda im Vorfeld eines Meetings zu erstellen und zu versenden.

 

Sehen Sie auf Ihrer Agenda auch einen TOP für Positives vor (z.B.: Was ist letzte Woche gut gelaufen und was habe ich dazu beigetragen?). Denn: Das Gehirn fokussiert sich auf Probleme, nicht auf Genuss. Negative Gedanken machen das Problem in unserer Erinnerung größer, als es in der Realität je war und schränken die Perspektive ein. Das bewusste Wahrnehmen der guten und schönen Dinge im Leben gleicht im Verhältnis 3 : 1 die negativen aus. Bei einmal Ärgern brauchen wir also drei Mal Freude. Ein guter Grund, auch die positiven Aspekte des (Arbeits-)Alltags mit auf die Agenda zu nehmen.

 

e) Moderation

Legen Sie fest, wer das Meeting moderiert. Alle Teilnehmenden im Auge zu behalten, die Zeit einzuhalten und inhaltlich mitzudenken ist nicht immer ganz einfach. Lassen Sie die Moderationsrolle im Team rotieren, z.B. alphabetisch – so ist jede*r einmal an der Reihe. Die Moderationsrolle zu wechseln fördert die Eigenverantwortung der Teilnehmenden an der Gestaltung der Teamsitzungen mitzuwirken.

Protokoll: Bestimmen Sie im Team, wer das Protokoll führt. Am besten ist, wenn das Protokoll in Echtzeit geschrieben und das Dokument mittels der Funktion „Bildschirm teilen“ für die Teilnehmenden sichtbar ist. Das hilft, sich auf den Inhalt zu fokussieren und ggf. Punkte zu ergänzen, wenn es notwendig sein sollte. Wenn Wortbeiträge, Fragen oder Argumente ebenfalls dokumentiert werden, hilft dies, die Diskussion zu strukturieren. Außerdem schafft ein Verlaufsprotokoll Transparenz – auch für diejenigen, die nicht teilnehmen konnten. Wie bei Präsenzveranstaltungen auch, gilt hinter jedem TOP die Ergebnisse zusammen zu fassen sowie Verantwortliche und Termine festzulegen.

 

f) Beteiligung der Teilnehmenden

Da in virtuellen Meetings häufig die nonverbale Kommunikation fehlt oder stark eingeschränkt ist, lässt es sich oft nicht am Gesicht oder der Haltung ablesen, ob es Fragen oder Einwände gibt. Daher empfiehlt es sich, die Teilnehmenden direkt anzusprechen:

 

Direkte Ansprache 

  • Wer möchte zu dem Thema noch etwas ergänzen?
  • Ist das Thema damit hinreichend besprochen?
  • Müssen wir an anderer Stelle daran weiterarbeiten? Wenn ja, wie?
  • Herr XY, Frau YZ – was denken Sie über das Thema? (Wenn Sie das Gefühl haben, jemandhat sich noch nicht ausreichend an der Diskussion beteiligt.)
  • Welche Vereinbarungen wollen wir nun treffen?

 

Häufig üben Teilnehmende Kritik an Teammeetings – egal, ob sie in Präsenz oder virtuell stattfinden. Was halten Sie davon, wenn Sie Ihre Mitarbeitenden in die Gestaltung der Meetings einbeziehen? Sie können sie am Ende der Veranstaltung beispielsweise fragen:

 

Abschluss & Feedback

  • Wie lief’s?
  • Wie fühlen Sie sich jetzt?
  • Was wollen wir beim nächsten Mal anders machen?
  • Was wollen wir beibehalten?
  • Woran müssen wir beim nächsten Meeting denken?Wenn Ihnen bei einzelnen Personen etwas auffällt, das Sie nicht im Meeting thematisieren wollen, vereinbaren Sie einen persönlichen Telefontermin mit Ihrem/r Mitarbeitenden und sprechen Sie an, was Ihnen aufgefallen ist. Klären Sie, wenn möglich, die Hintergründe und bieten Sie ggf. Ihre Unterstützung an.

 

5. Selbstmanagement

  1. Den Arbeitsalltag im Home-Office eigenständig zu strukturieren, stellt für die meisten eine Herausforderung dar. Oft fehlt die räumliche Trennung von Arbeitsplatz und privatem Wohnbereich. Kinder oder andere Familienmitglieder sind im Hintergrund und zeitliche Grenzen zwischen privater und Arbeitszeit müssen entwickelt und etabliert werden. Signalisieren Sie Ihr Interesse und bitten Ihre Mitarbeitenden, selbst anzusprechen, wenn sie Unterstützung zum Beispiel bei der Arbeitsorganisation benötigen.
  2. Wertvolle Informationen für die Arbeit im Home-Office, angefangen beim Zeitmanagement über Ernährung bis hin zum Home-Office mit Kind finden Sie und Ihre Mitarbeitenden zum Beispiel in unserem Praxisleitfaden „Gesund arbeiten im Home-Office“.
Erfahren Sie hier mehr zum gesunden Arbeiten im Homeoffice
 

6. Offenheit

Wenn am Anfang noch nicht alles reibungslos funktioniert, sagen Sie Ihrem Team, dass diese Situation auch für Sie noch Entwicklungsgebiet ist und laden Sie Ihre Mitarbeitenden ein, gemeinsam nach Lösungen zu suchen und bitten um Vorschläge.

Autorin: Kerstin Hamann, Die GesundheitsManager