Der KFZA-Fragebogen – Kurzfragebogen zur Arbeitsanalyse

Der KFZA-Fragebogen –

Mitarbeiterbefragung zur psychischen Gefährdungsbeurteilung (GBU Psyche)

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Kategorien des KFZA-Fragebogens

a) Arbeitstätigkeit

– Vielseitigkeit: Der Fragenblock zum Thema „Vielseitigkeit“ untersucht, in welchem Maße der/die Mitarbeiter/in durch die Arbeit Fertigkeiten und Wissen anwenden kann, neues Wissen erwirbt und ob die Tätigkeit unterschiedliche Aufgaben beinhaltet. Vielseitigkeit im Job ist eine wichtige Ressource, die sich direkt auf die Motivation der Mitarbeiter auswirkt (vgl. Houkes, 2001).

– Ganzheitlichkeit: Die Skala erfragt inwiefern Mitarbeiter/innen die Möglichkeit haben, eine Aufgabe oder ein Produkt vollständig zu bearbeiten und das Ergebnis selbst sehen und bewerten zu können. Der/die Mitarbeiter/in arbeitet also nicht nur an einem Teil des Endergebnisses, sondern hat Einfluss auf den Gesamtprozess und ein gewisses Maß an Eigenverantwortung. Ganzheitlichkeit kann die Identifikation der Mitarbeiter mit dem Produkt und darüber die Motivation beeinflussen (Hackman & Oldham, 1975).

– Betriebliche Leistungen: Hier geht es um das, was der Arbeitgeber seinen Mitarbeitern bietet. Konkrete Themen sind z.B. Weiterbildungsmöglichkeiten und Aufstiegschancen.

b) Stressoren

– Qualitative Arbeitsbelastung: Qualitative Arbeitsbelastungen sind definiert als Inhalte der Arbeitsaufgaben, die zu kognitiver Überforderung führen (Zapf, 1991). Abgefragt werden hier konkret Ansprüche an Konzentrationsfähigkeit und z.B. unklare Arbeitsbeschreibungen.

– Quantitative Arbeitsbelastung: Dieser Fragenblock befasst sich mit der Menge an Arbeit, bzw. ob die Zeitplanung für einzelne Aufgaben ausreicht.

– Arbeitsunterbrechungen: Arbeitsunterbrechungen können zu Stresssituationen führen, wenn dadurch Aufgaben nicht fertig gestellt werden können oder Abläufe gestört werden. Arbeitsunterbrechungen können einerseits durch die Organisation verschuldet sein (z.B. unzureichende Informationen oder unzuverlässiges Arbeitsgerät) oder durch beispielsweise Kollegen oder Kunden (Prümper, Hartmannsgruber, & Frese, 1995).

– Umgebungsbelastungen: Diese Skala erfasst Belastungen durch Lärm oder ungünstiges Klima, sowie durch mangelhafte Räumlichkeiten.

c) Ressourcen

– Handlungsspielraum: Handlungsspielraum ist hier definiert als Einflussmöglichkeiten durch den/die Mitarbeiter/in. Autonomie bei der Arbeitsplanung und bei der Zuteilung von Arbeit spielen eine wichtige Rolle in der Stressbewältigung und können andere Stressoren „abfangen“ (Karasek, 1979).

– Soziale Rückendeckung: Eine weitere essenzielle Ressource für Arbeitnehmer/innen ist die Unterstützung bei der Arbeit, die sie durch Kollegen und Vorgesetzte erhalten. Der Fragenblock untersucht, ob Mitarbeiter/innen sich aufeinander verlassen können und ob der Zusammenhalt generell positiv bewertet wird.

– Zusammenarbeit: Diese Skala bewertet, inwiefern Mitarbeiter/innen die Möglichkeit zum Austausch mit Kollegen während der Arbeit haben, sowie die bestehende Feedbackkultur.

d) Organisationsklima

– Information & Mitsprache: Mangelnde Informationen über Vorgänge in der Organisation können zu Verunsicherung bei Arbeitnehmern führen. Diese Skala untersucht, ob Mitarbeiter/innen in ausreichendem Maß mit Informationen versorgt werden und inwieweit Vorschläge aus der Belegschaft angenommen werden.

– Betriebliche Leistungen: Hier geht es um das, was der Arbeitgeber seinen Mitarbeitern bietet. Konkrete Themen sind z.B. Weiterbildungsmöglichkeiten und Aufstiegschancen.

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Darstellungsbeispiel: Auswertung Mitarbeiterbefragung mit dem KFZA

Der KFZA - Kurz-Fragebogen zur Arbeitsanalyse

Setting: Unternehmen, Arbeitsplatz (kaufmännisch & gewerblich)

Typ: arbeitspsychologischer Fragebogen, IST-SOLL-Vergleich

Einsatz: Mitarbeiterbefragungen im Rahmen der Gefährdungsbeurteilung psychische Belastungen (GBU Psyche) und im betrieblichen Gesundheitsmanagement

MHP Steps: Bedarfsanalyse, Kennzahlenermittlung GBU Psyche, Planungsunterstützung für Maßnahmen, Follow-Up/ Evaluation

Skalen- & Itemanzahl:

Umfang: 11 Skalen und 26 Items

Testdauer: 10 – max. 15 min.

Ursprungsland: Deutschland

Sprache: Deutsch, Englisch

Test-Validierung: ja

Evaluation: ja

Verfügbare Formate: Online-Fragebogen, Papier-Fragebogen

Tool Fokus: (Belastungs)faktoren am Arbeitsplatz

4 Schwerpunkte: Arbeitsinhalte, Ressourcen, Stressoren, Organisationsklima

Art des Tools: Screening-Tool/ Fragebogen

Publikation: Prümper, J., Hartmannsgruber, K. & Frese, M. KFZA – Kurzfragebogen zur Arbeitsanalyse.

Auswertungs-Versionen: Basis, Komfort, Komfort Plus

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Basis-Auswertung

Online- oder Papier-Befragung (PC, Mac, Smartphone, Tablet oder Papierfragebogen)

Vorbereitung

Email-Einladung zur Mitarbeiterbefragung an Mitarbeiter-Email-Adresse:

– Begrüßungstext mit Online-Link zum Fragebogen

– firmenspezifisches Passwort für Login-Bereich

– Reminder zur Befragung per Email

– letzte Nachfass-Email zur Befragung per Email

– sichere https-Online-Datenverschlüsslung


Daten-Auswertung

Sie erhalten folgende Daten als Kreisdiagramm & gestapelte Balkendiagramme

– Ergebnis “Gesamtunternehmen” für alle Fragen/ Angaben

– Ergebnis für jede “Tätigkeitsgruppe” für alle Fragen/ Angaben

– größte psychischen Belastungsfaktoren für Gesamtunternehmen & Tätigkeitsgruppe

– größte psychischen Gesundheitsressourcen für Gesamtunternehmen & Tätigkeitsgruppe

– ggf. Handlungsempfehlungen zur Umsetzung von Maßnahmen

– Auswertung soziodemografische Daten

– Auswertung firmenspezifische Daten (z.B. Standorte, Bereiche, Altersgruppe, Position, Schichtarbeit, Rufbereitschaft)

– ggf. Anpassung der soziodemografischen und firmenspezifischen Daten

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Komfort-Auswertung

Sie erhalten alle Basis-Auswertungsdaten

+ 4-6 stündigen „Strategie & Planungs-Workshop“ zur Vorstellung und Anpassung des Fragebogens an die Unternehmensschwerpunkte

+ inhaltliche & technische Anpassung des Online-Fragebogens an die Unternehmensschwerpunkte


+ 1x Auswertung firmenspezifischer Daten (z.B. Standort, Bereich, Altersgruppe, Position, Betriebszugehörigkeit, Rufbereitschaft, ggf. Schichtdienst als Kreisdiagramm)

+ auf Wunsch: Einsatz von Cookies zur Verhinderung von Mehrfach-Teilnahmen

+ auf Wunsch: Einladung zur Befragung per Email an die Mitarbeiter-Email-Adresse mit individuellem Teilnehmerschlüssel

Achtung: Die Kombination der firmenspezifischen Variablen ist abhängig von der Unternehmens- und Bereichsgröße. Diese wählen wir so, dass die Anonymität der Mitarbeiter in dem Fall gewahrt bleibt.


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Komfort Plus-Auswertung

Sie erhalten alle Basis- & Komfort-Auswertungsdaten

+ Aufbereitung in Form eines Gesundheitsberichtes mit detaillierter unternehmensspezifischer Auswertung sowie Kurzbeschreibung der Befragungsergebnisse, 

+ inkl. priorisierte Handlungsempfehlungen zur Umsetzung von Maßnahmen zum Abbau psychischer Belastungen im Unternehmen


+ 4-6 stündiger “Maßnahmen-Workshop” zur Gefährdungsbeurteilung psychische Belastungen

+ Ergebnis-Details für jedes Eingabefeld: Mittelwert, Median, Varianz, Standardabweichung

+ weiterführende Begehungen & Beobachtungsinterviews mit Mitarbeitern auffälliger Tätigkeitsgruppen

+ weiterführende Gruppen-Workshops mit Mitarbeitern auffälliger Tätigkeitsgruppen

+ QR-Code zur Beantwortung der Befragung als Online-Version

+ 5 gebundene Ausgaben des Gesundheitsberichtes

+ 2 stündige Ergebnispräsentation vor Ort im Unternehmen


Mögliche zusätzliche Leistungen:

+ Mitarbeiterbefragung als Papierfragebogen

+ Kommunikationspaket mit Plakaten & Flyern zur “Gefährdungsbeurteilung: Psychische Belastungen”

+ Fragebogen auch als englische Version

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KFZA-Entstehung & Kurzbeschreibung

Der Kurzfragebogen zur Arbeitsanalyse (KFZA) ist ein Befragungsinstrument, das dazu dienen soll, psychologische Belastungen am Arbeitsplatz aus der Sicht des Arbeitnehmers zu erfassen. Damit ist das Instrument sehr gut zur Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastungen (GBU Psyche) geeignet.

Der Fragebogen wurde 1995 erstellt mit der Zielsetzung, ein wissenschaftlich basiertes, aber zeitsparendes und für Anwender einfach verständliches Tool zur organisationspsychologischen Arbeitsanalyse zu erarbeiten (Prümper, Hartmannsgruber, & Frese, 1995). Als theoretische Grundlage des Fragebogens dient hier das Job Characteristics Model nach Hackman und Oldham (1975).
Der Fragebogen umfasst 26 Items, die auf 11 Skalen zusammengefasst sind. Diese Skalen sind wiederum übergreifend unterteilt in die Kategorien „Arbeitstätigkeit“ oder „Arbeitsaufgabe“, „Stressoren“, „Ressourcen“, und „Organisationsklima“. 2010 wurde der Fragebogen um je eine Antwortskala pro Item erweitert, so dass Teilnehmer nicht nur den IST-Zustand in ihrer Organisation angeben können, sondern auch den von ihnen gewünschten SOLL-Zustand angeben können (Prümper, 2010). Der klare Vorteil dieser Vorgehensweise ist, dass Bedürfnisse der Teilnehmer auf einfache Weise deutlich werden.

Der KFZA ist ein praktisches Screening-Tool, wenn Wert darauf gelegt wird, Mitarbeiter nicht zu überfordern und die Teilnahmeschwelle möglichst niedrig zu halten. In diesem Zusammenhang kann der Fragebogen sich als besonders hilfreich erweisen für Organisationen, in denen bereits regelmäßig viele Mitarbeiterbefragungen durchgeführt werden und die Belegschaft eine Übersättigung mit Umfragen empfindet.

Das Messinstrument KFZA ist aufgrund seiner Praktikabilität und Effizienz im Rahmen von Mitarbeiterbefragungen gut geeignet als Mittel, einen kurzen und gezielten Überblick über arbeits- und gesundheitspsychologische Aspekte zu gewinnen.
Der Fragebogen ist durch die Unterteilung in IST- und SOLL-Zustand subjektiver gestaltet als vergleichbare Screening-Instrumente und gibt dem/der Mitarbeiter/in die Möglichkeit, direkt Unstimmigkeiten zwischen dem aktuellen Zustand und den Erwartungen und Wünschen erkenntlich zu machen. So kann ein Bild entstehen, dass die Zufriedenheit der Mitarbeiter widerspiegelt und es können Inhalte für eventuell folgende Themen-Workshops bereits im Vorfeld konkreter gefasst werden.

CHECKLISTE: GEFÄHRDUNGSBEURTEILUNG PSYCHISCHE BELASTUNGEN

Erfahren Sie hier wie Sie die Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastungen im Unternehmen durchführt.

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