Das Wichtigste in Kürze:
Ein proaktives Fehlzeitenmanagement ist weit mehr als reine Verwaltung. Es ist ein zentrales Steuerungsinstrument, um die Produktivität zu sichern und die Bindung der Belegschaft zu stärken. In Zeiten von Fachkräftemangel wird die Reduktion von Ausfällen zum entscheidenden Wettbewerbsvorteil.
Betriebliches Fehlzeitenmanagement ist ein strukturierter und zielgeleiteter Prozess zur Reduktion von krankheits- und motivationsbedingten Abwesenheit in Unternehmen. Ziel ist es meist, durch Arbeitsunfähigkeit verursachte Fehlzeiten zu senken, aber auch Abwesenheitszeiten durch mangelnde Motivation zu erkennen und darauf zu reagieren. Somit soll eine gesunde Leistungsfähigkeit und -bereitschaft gesichert und hohen Krankenständen entgegengewirkt werden.
Betriebliches Gesundheitsmanagement zielt primär auf die Verbesserung von Arbeitsbedingungen und die Gesundheitsförderung ab – es ist präventiv ausgerichtet.
Fehlzeitenmanagement geht darüber hinaus: Es umfasst zusätzlich die systematische Erfassung, Analyse und gezielte Steuerung von Abwesenheiten.
Wichtig für die Praxis
Erst die Kombination beider Ansätze führt zu einer nachhaltigen und messbaren Senkung des Krankenstands. Wir integrieren beide Dimensionen in einem einheitlichen Prozess.
Die Ursachen für Fehlzeiten können in Betrieben sehr unterschiedlich sein. Wir unterscheiden hier 3 Kategorien:
Hierzu zählen u.a. das Führungsverhalten, Betriebsklima, Kundenkontakt, Arbeitsmenge, Arbeitsorganisation, Arbeits- und Regenerationszeiten sowie Arbeitsplatzsicherheit, Entlohnung und Arbeitsschutz.
Zu den umweltbedingten Ursachen gehören u.a. die ergonomische Arbeitsplatzgestaltung, Staub-, Strahlen oder Lärmbelastungen, die aktuelle Marktsituation oder Jahreszeiten. Aber auch globale Krisensituationen (z.B. Pandemien, Kriege) können sich auf die Entwicklung von Fehlzeiten auswirken.
Auch die personenbedingten Faktoren können sehr unterschiedlich sein. Zu ihnen zählen u.a. Konflikte mit Führungskräften oder Kollegen, Probleme in der Familie oder familiäre Schicksalsschläge oder Suchtverhalten. Aber auch demografische Ursachen wie Alter und Geschlecht können mit einem Anstieg der Fehlzeiten zusammen hängen. Darüber hinaus ist nachgewiesen, dass Bildungsniveau, Risikoverhalten und Qualifikationen einen Einfluss auf AU-Zeiten bzw. Fehlzeiten haben. Gerade in den letzten Jahren zeigen Studien, dass die Sinnhaftigkeit der Arbeit ebenfalls und vor allem motivational bedingte Fehlzeiten sowohl positiv als auch negativ beeinflussen können.
Ein effektives Fehlzeitenmanagement beginnt nicht mit Maßnahmen, sondern mit Transparenz.
Zuerst muss der Status quo durch eine präzise Fehlzeitenanalyse BGM ermittelt werden. Dies geschieht durch die Auswertung des Gesamtkrankenstands, differenziert nach Abteilungen, Altersgruppen und Tätigkeiten. Diese Daten offenbaren die Ursachen für Fehlzeiten im Unternehmen, wobei zwischen krankheitsbedingten Ausfällen und motivationsbedingten Abwesenheiten unterschieden werden muss.
Die Kombination quantitativer Daten mit qualitativen Instrumenten wie Mitarbeiterbefragungen oder Gesundheitszirkeln ist essenziell, um die subjektiven Belastungsfaktoren zu verstehen (Quelle: BGHM).
Es sollte ein Kennzahlencockpit implementiert werden, das Entwicklungen über Zeiträume darstellt. Nur wer die spezifischen Treiber kennt – ob ergonomische Defizite oder Führungsthemen –, kann zielgerichtet handeln.
Um ein wirkungsvolles Fehlzeitenmanagement aufzubauen ist es wichtig in einem strukturierten Prozess Ziele und Kennzahlen zur Steuerung festzulegen. Anschließend müssen die betrieblichen Ursachen für Fehlzeiten bzw. Abwesenheiten analysiert werden. Kennt man die genauen Ursachen lassen sich gute und effektive Maßnahmen zur Fehlzeitenreduktion erarbeiten und in einem Maßnahmenplan fixieren.
Grafik: Strukturierter Prozess zum Fehlzeitenmanagement – ©Die GesundheitsManager
Die Maßnahmen können auf unterschiedlichen Ebenen umgesetzt werden und wirken. So z.B. in der Förderung der Kuration bzw. Genesung, der Unterstützung bei der Rückkehr an den Arbeitsplatz und der Prävention von Arbeitsunfähigkeit und motivational bedingten Abwesenheiten.
Um die Wirkung der Maßnahmen und den Prozess vollständig bewerten zu können, ist es wichtig den Erfolg der Maßnahmen und der Vorgehensweise zu überprüfen und kontinuierlich zu verbessern.
Die Fehlzeiten im Sinne der Abwesenheit vom Arbeitsplatz haben in den letzten Jahren zugenommen (Grafik 1) und stellen in Deutschland mittlerweile ein sehr großes wirtschaftliches Problem dar. Die Gründe hierfür sind sehr unterschiedlich.
Grafik 1: Quelle statista, Durchschnittliche Falldauer von Arbeitsunfähigkeit in Deutschland nach Altersgruppen im Zeitraum von 2019 bis 2021 in AU-Tagen, Stand: 21.12.2022
In Unternehmen in Deutschland findet eine immer stärker zunehmende Arbeitsverdichtung statt (Grafik 2). Immer mehr Arbeit muss von immer weniger Mitarbeitenden bewältigt werden. Die Digitalisierung treibt diese Entwicklung weiter an und nicht allen fällt es leicht sich immer wieder mit neuen Technologien und Softwaren zu beschäftigen und diese in kurzer Zeit zu beherrschen.
Grafik 2: Quelle Statista, Hans-Böckler-Stiftung, Stand 30.01.-27.04.2018
Die Folgen sind meist erhöhte körperliche und mentale Belastungen. Diese können, ist man ihnen für einen längeren Zeitraum ausgesetzt, zu physischen und psychischen Erkrankungen und dann häufig zur Arbeitsunfähigkeit (AU) führen.
Die Entwicklung dieser Erkrankungen hat sich in den letzten Jahrzehnten immer stärker in Richtung psychischer Erkrankungen entwickelt (Grafik 3). Diese haben in vielen Fällen eine deutlich höhere Arbeitsunfähigkeitsdauer (im statistischen Durchschnitt 37 AU-Tage, Quelle TK Krankenkasse) als andere Erkrankungsarten. Und ich manchen Fällen können die Mitarbeitenden auch ihre vorherige Arbeit nicht wieder aufnehmen und Alternativen müssen im Betrieb gesucht werden.
Grafik 3: Quelle Ärzteblatt, Stand 21.12.2022
Darüber hinaus zeigt die Statistik, dass die Motivation und die Verbundenheit mit dem Arbeitgeber (Grafik 4) immer mehr nachlassen. Folgen hiervon sind oft motivational bedingte Fehlzeiten (Absentismus oder „blau machen“ – Krankschreibungen ohne, dass eine wirkliche Arbeitsunfähigkeit vorliegt). Die Ursachen hierfür sind sehr unterschiedlich. In vielen Fällen spielen „innere Kündigungen“ eine wichtige Rolle. Es hat zu einem Zeitpunkt eine Frustration im Arbeitsleben gegeben, die nicht konstruktiv aufgelöst wurde und der Mitarbeitende tritt zwar nicht körperlich aus, „flüchtet“ jedoch emotional aus dem Betrieb. Dies spiegelt sich dann oft in einem Anstieg der Fehlzeiten und einer Abnahme der Leistungsbereitschaft und Leistungsfähigkeit wieder.
Grafik 4: Quelle Gallup Studie, Entwicklung der Verbundenheit mit dem Unternehmen lässt stark nach, Stand 21.12.2022
In vielen Fällen kann eine innere Kündigung dann auch zu einer tatsächlichen Kündigung, der extremsten Form der Fehlzeit, da der Mitarbeitende dem Unternehmen fehlt und die Stelle neu besetzt werden muss.
Nicht immer trägt den Arbeitgeber eine Schuld für ein Ausscheiden des Arbeitnehmers, doch statistisch betrachtet liegen einige Faktoren hierfür im Unternehmen und können somit vom Betrieb beeinflusst werden (Grafik 5).
Grafik 5: Quelle statista, Stand 21.12.2022
Es ist also wirtschaftlich sinnvoll ungewünschte Fluktuation zu verhindern und Risikofaktoren, die zur Fluktuation führen können, rechtzeitig zu erkennen und zu minimieren.
All das passiert in Deutschland in einem Zeitalter des demografischen Wandels. Seit dem Geburtenrückgang (1962-1975, Grafik 6) besuchen immer weniger Kinder die Schule, absolvieren immer weniger Jugendliche eine Ausbildung und stehen dem Arbeitsmarkt immer weniger Arbeitnehmer zur Verfügung.
Grafik 6: Quelle Demografie-Portal, Natürliche Bevölkerungsentwicklung 1950-2020, Stand 21.12.2022
Die Folgen: die Zahl der Jungbewerber und Berufseinsteiger ist in den letzten Jahren drastisch zurück gegangen (Grafik 7). Die vorhandene Arbeit kann auf immer weniger Schultern verteilt werden, was wiederum zu einer Mehrbelastung oft älterer Kollegen führt und eine wirtschaftliche Entwicklung des Unternehmens stark gehemmt.
Grafik 7: Quelle Statistisches Bundesamt, Stand: 21.12.2022
Darüber hinaus werden die Belegschaften immer älter. Beträgt das Durchschnittsalter in deutschen Unternehmen heute bereits 45 Jahre, so wird dieses in den nächsten Jahren weiter ansteigen. Mit zunehmendem Alter steigt statistisch betrachtet auch das Risiko von Erkrankungen und damit eine Zunahme der Arbeitsunfähigkeitstage (AU-Tage).
Praxis-Guide
Um dauerhaft Fehlzeiten reduzierenzu können, muss ein systematisches Betriebliches Fehlzeitenmanagement etabliert werden.
Als primäre Strategie empfiehlt sich die Stärkung der Führungskultur. Wertschätzende Rückkehrgespräche dienen dabei der Gesundheitsförderung.
Sekundär sollten Strategien zur Fehlzeitenreduktion auf die Arbeitsplatzgestaltung abzielen.
Drittens ist das Betriebliche Eingliederungsmanagement (BEM) ein gesetzlich verpflichtendes Instrument, um langzeiterkrankte Mitarbeiter erfolgreich einzugliedern.
Durch diese ganzheitliche Herangehensweise wird das Fehlzeitenmanagement inklusive Betriebliches Gesundheitsmanagement zur echten Investition.
Ein professionelles Fehlzeitenmanagement zur Steigerung der Wirtschaftlichkeit ist ein Hebel für operative Stabilität. Hohe Fehlzeiten führen zu Produktivitätsverlusten durch gestörte Prozesse.
Ihr Nutzen
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Schätzung auf Basis der BAuA-Durchschnittswerte 2024: rund 152 € Lohnkosten je Arbeitsunfähigkeitstag (134 Mrd. € Produktionsausfall bei 881,5 Mio. AU-Tagen). Krankheitstage = Mitarbeitende × AU-Quote × 365.
Professionelles Fehlzeitenmanagement lohnt sich bereits ab einer Unternehmensgröße von ca. 50 Mitarbeitenden. Da jeder Prozentpunkt weniger Krankenstand bei 1.000 Mitarbeitenden einer Vollkosteneinsparung von ca. 1 Million Euro entspricht, ist der ROI auch bei mittelständischen Betrieben in der Regel positiv – bereits ab dem ersten Projektjahr. Wir bieten skalierbare Lösungen für Unternehmen unterschiedlicher Größen.
Die Projektdauer ist abhängig von Unternehmensgröße, dem gewünschten Umfang und der Tiefe der Analyse. Ein initialer Strategie- und Planungsworkshop lässt sich in der Regel innerhalb weniger Wochen durchführen. Der vollständige Aufbau eines kennzahlengestützten Fehlzeitenmanagementsystems dauert erfahrungsgemäß zwischen 3 und 12 Monaten – danach wird der Prozess als kontinuierliches Steuerungsinstrument im Unternehmen verankert.
Arbeitgeber sind gesetzlich verpflichtet, bei Arbeitsunfähigkeit von mehr als sechs Wochen innerhalb eines Jahres ein Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM) gemäß § 167 Abs. 2 SGB IX durchzuführen. Darüber hinaus sind bei der Analyse von Fehlzeiten die datenschutzrechtlichen Vorgaben der DSGVO sowie arbeitsrechtliche Rahmenbedingungen einzuhalten. Ein professionell aufgesetztes Fehlzeitenmanagement schützt Unternehmen vor rechtlichen Risiken und erfüllt alle relevanten gesetzlichen Anforderungen.
Ja – und das ist entscheidend. Zwischen 18 und 32 Prozent aller Fehlzeiten in Deutschland sind nicht medizinisch begründet, sondern auf mangelnde Motivation, innere Kündigung oder ein schlechtes Betriebsklima zurückzuführen. Ein ganzheitliches Fehlzeitenmanagement, das auch Mitarbeiterbefragungen, Führungskräfteentwicklung und Betriebsklima-Analysen einschließt, kann diese motivationalen Fehlzeiten systematisch adressieren. Konkrete Fehlzeitenmanagement-Maßnahmen wie Krankenrückkehrgespräche, Führungskräfteschulungen und BGM-Analysen zählen dabei zu den wirksamsten Hebeln für eine nachhaltige Verbesserung.
Führungskräfte sind der entscheidende Hebel im Fehlzeitenmanagement. Ihr Verhalten beeinflusst Betriebsklima, Mitarbeiterzufriedenheit und damit direkt die Fehlzeitenquote. Wir schulen Führungskräfte im Führen von Krankenrückkehrgesprächen, im Erkennen von Frühwarnsignalen und in Techniken gesunder Führung – praxisnah, kompetenzorientiert und übertragbar in den Arbeitsalltag.
