Hier erfahren Sie mehr zur Einführung eines Betrieblichen Eingliederungsmanagements und wie sie es erfolgreich zum Laufen bringen - egal ob als internes oder externes BEM.
Das Wichtigste in Kürze:
BEM aus Arbeitgeber-Sicht
Das Betriebliche Eingliederungsmanagement (BEM) ist ein gesetzlich vorgeschriebenes Instrument für Arbeitgeber, um langzeit- und kurzzeiterkrankten Mitarbeitern die Rückkehr an den Arbeitsplatz zu erleichtern. Die Pflicht greift laut § 167 Abs. 2 SGB IX immer dann, wenn ein Beschäftigter innerhalb der letzten 12 Monate länger als sechs Wochen ununterbrochen oder wiederholt arbeitsunfähig war. Ziel ist es, die Ursachen der Fehlzeiten zu analysieren, den Arbeitsplatz ggf. anzupassen und erneuter Arbeitsunfähigkeit aktiv vorzubeugen. Es ist kein Disziplinarverfahren, sondern ein partnerschaftlicher ergebnisoffener Suchprozess, der für den Mitarbeiter komplett freiwillig ist.
Neutral und rechtssicher – wir übernehmen das BEM für Ihr Unternehmen.
Die gesetzliche Grundlage für das BEM ist in § 167 Abs. 2 des Neunten Buches Sozialgesetzbuch (SGB IX) verankert. Das Gesetz verpflichtet jeden Arbeitgeber in Deutschland – unabhängig von der Unternehmensgröße –, ein BEM anzubieten, sobald die 6-Wochen-Frist bei den Krankheitszeiten überschritten ist. Ignorieren Arbeitgeber diese Pflicht, drohen zwar keine direkten Bußgelder, jedoch massive rechtliche Nachteile: Eine spätere krankheitsbedingte Kündigung ist vor dem Arbeitsgericht ohne ein ordnungsgemäß durchgeführtes BEM-Verfahren in der Praxis fast immer unwirksam. Darüber hinaus ist das BEM einer der größten Hebel zur nachhaltigen Fehlzeitenreduktion.
Fehlerhaft durchgeführtes BEM: Kündigung unwirksam
LAG Düsseldorf, Urteil vom 06.12.2024 – 10 SLa 369/24
Ein Arbeitgeber führte mit einem langjährig beschäftigten Produktionsmitarbeiter ein BEM-Gespräch. Der Beschäftigte berichtete über Rückenbeschwerden, körperlich belastende Tätigkeiten, veraltete Maschinen und hohe Produktionsvorgaben. Dennoch wurden diese Belastungen nicht systematisch geprüft. Das Gespräch vermittelte nach Ansicht des Gerichts eher den Eindruck einer „Vernehmung“ als eines ergebnisoffenen Suchprozesses.
Nachdem der Mitarbeiter zu einem Folgetermin nicht erschienen war, erklärte der Arbeitgeber das BEM ohne Rückfrage für gescheitert und kündigte krankheitsbedingt.
Das LAG erklärte die Kündigung für unwirksam. Neben unzureichenden Datenschutzhinweisen beanstandete es die Gesprächsführung, die fehlende Prüfung von Arbeitsplatzanpassungen und den vorschnellen einseitigen Abbruch des BEM. Der Arbeitgeber konnte nicht nachweisen, dass ein ordnungsgemäßes Verfahren keine milderen Maßnahmen als die Kündigung ergeben hätte.
Der strukturierte BEM-Ablauf lässt sich in fünf Kernphasen unterteilen:
Typischer BEM-Prozess
HR stellt fest, dass ein Mitarbeiter die 6-Wochen-Fehlzeiten-Grenze überschritten hat.
Der Mitarbeiter erhält ein schriftliches, rechtssicheres Informations- und Einladungsschreiben inklusive Datenschutzerklärung.
Stimmt der Mitarbeiter zu, startet das Verfahren (bei Ablehnung endet es hier).
Im gemeinsamen Dialog werden die Ursachen der Erkrankung analysiert und passende Maßnahmen erarbeitet.
Die Maßnahmen werden umgesetzt und nach einem festgelegten Zeitraum auf ihren Erfolg hin überprüft, bevor das BEM offiziell geschlossen wird.
Hier ein BEM-Leitfaden: Ein erstes BEM-Gespräch sollte nach der „Sandwich-Methode“ wie folgt aufgebaut sein
Gesprächsleitfaden: Das BEM-Erstgespräch nach der „Sandwich-Methode“
Positiver Einstieg – sachlicher Kern – positiver Abschluss
Um den Datenschutz im BEM-Prozess effizient und fehlerfrei zu gestalten, setzen moderne Unternehmen auf standardisierte Workflows und spezialisierte HR-Software. Da es sich hierbei um hochsensible Gesundheitsdaten nach der DSGVO handelt, muss der Prozess extrem datenschutzkonform gestaltet sein.
Personalakte und BEM-Akte strikt trennen
Das bedeutet: BEM-Unterlagen gehören in eine separate, verschlossene BEM-Akte und dürfen nicht für unbefugte Dritte oder die direkte Führungskraft einsehbar sein.
Eine klare Prozessstrukturierung spart HR viel Zeit und sorgt für die nötige Rechtssicherheit.
Rechtssichere Muster und Vorlagen für die BEM-Einladung oder die Datenschutzerklärung erhalten Unternehmen meist bei den Integrationsämtern, den Rentenversicherungsträgern oder spezialisierten Fachanwälten für Arbeitsrecht. Wichtig bei einem Muster ist, dass es zwingend die gesetzlichen Vorgaben erfüllt: Es muss den Mitarbeiter umfassend über die Ziele des BEM aufklären, den Hinweis auf die absolute Freiwilligkeit enthalten und eine separate, detaillierte Datenschutzerklärung umfassen. Standard-Vorlagen sollten daher immer an die spezifische Struktur des eigenen Unternehmens angepasst werden.
Im BEM-Verfahren ist die wichtigste Pflicht des Arbeitgebers, jedem Mitarbeiter nach mehr als sechs Wochen Arbeitsunfähigkeit innerhalb von 12 Monaten ein BEM-Verfahren anzubieten (§ 167 Abs. 2 SGB IX). Dies gilt unabhängig von der Betriebsgröße. Zudem ist der Arbeitgeber verpflichtet, den strengen Datenschutz (DSGVO) einzuhalten, das Verfahren absolut freiwillig zu gestalten und bestehende Teilnahmerechte (z. B. von Betriebsrat oder Schwerbehindertenvertretung) zu wahren.
Demgegenüber stehen die Rechte des Arbeitgebers: Er besitzt das Recht, die Initiative für das Verfahren zu ergreifen und den organisatorischen Rahmen zu definieren. Lehnt der Mitarbeiter das Angebot ab, hat der Arbeitgeber seine gesetzliche Pflicht erfüllt und das Recht, das Verfahren rechtssicher zu beenden.
Ein wichtiges „Nicht-Recht“ ist jedoch das Direktionsrecht bezüglich medizinischer Daten: Der Arbeitgeber hat keinerlei Recht, im BEM-Gespräch nach der medizinischen Diagnose oder konkreten Symptomen zu fragen.
Für Arbeitgeber ist die lückenlose und datenschutzkonforme Dokumentation des BEM-Prozesses essenziell, um im Falle einer späteren krankheitsbedingten Kündigung vor dem Arbeitsgericht die Beweislast zu erfüllen.
Folgende drei Punkte sind zwingend zu beachten:
Der Arbeitgeber muss nachweisbar schriftlich einladen, sobald die 6-Wochen-Frist überschritten ist. Das Schreiben muss die gesetzlichen Hinweise auf die absolute Freiwilligkeit, die Ziele des BEM und eine separate DSGVO-Datenschutzerklärung enthalten.
Alle BEM-Unterlagen (Einladung, Zustimmung, Protokolle, Maßnahmen) unterliegen strengstem Datenschutz. Sie dürfen nicht in die reguläre Personalakte fließen, sondern müssen in einer separaten, verschlossenen oder digital verschlüsselten BEM-Akte aufbewahrt werden. Nur das BEM-Team darf Zugriff haben.
Jedes Treffen, jede vorgeschlagene Maßnahme und insbesondere eine eventuelle Ablehnung oder der Abbruch durch den Mitarbeiter müssen präzise und schriftlich dokumentiert werden. Medizinische Diagnosen gehören jedoch niemals in die Akte!
Konkrete BEM-Maßnahmen hängen stark vom Einzelfall ab und reichen von technischen Anpassungen bis zu organisatorischen Veränderungen. Typische Beispiele sind die Beschaffung ergonomischer Büromöbel, der Abbau von Barrieren, die Reduzierung von Hebelasten oder die Einführung von flexibleren Arbeitszeiten und Homeoffice-Regelungen. Auch eine schrittweise Erhöhung der Arbeitszeit (Hamburger Modell) oder die psychologische Unterstützung durch externe BGM-Anbieter bei mentalen Belastungen sind hochgradig effektive Maßnahmen, um die Arbeitsfähigkeit langfristig zu sichern.
Hier ist eine Übersicht möglicher BEM-Maßnahmen:
Für Unternehmen bietet ein professionelles BEM enorme wirtschaftliche Vorteile. Es senkt nachweislich die Lohnfortzahlungskosten im Krankheitsfall und reduziert die Fluktuation, indem wertvolles Know-how im Betrieb gehalten wird. Zudem stärkt es die Arbeitgebermarke (Employer Branding) und das Vertrauen der Belegschaft. Durch die frühzeitige Aufdeckung von gesundheitlichen Belastungen im Betrieb liefert das BEM außerdem wertvolle Daten für die Gefährdungsbeurteilung und die gezielte Planung von BGF-/ BGM-Maßnahmen.
Für den Mitarbeiter entstehen bei einem korrekt durchgeführten BEM keine Nachteile, da es auf Freiwilligkeit und strengem Datenschutz basiert.
Das größte Risiko: ein fehlerhafter Prozess
Das größte Risiko für beide Seiten liegt in einem fehlerhaften Prozess: Werden sensible Gesundheitsdaten nicht strikt getrennt von der Personalakte aufbewahrt oder wird das Gespräch fälschlicherweise als „Krankenrückkehrgespräch“ zur Leistungsüberprüfung missbraucht, führt dies zu einem totalen Vertrauensverlust.
Für den Arbeitgeber ist der primäre Aufwand rein organisatorischer und zeitlicher Natur.
Beide Wege haben klare Vor- und Nachteile aus Arbeitgebersicht:
Vorteile
Er kennt die Betriebsabläufe, die Strukturen und die Ansprechpartner in- und auswendig. Das spart Zeit bei der Suche nach individuellen Lösungen (z. B. Leidensgerechter Arbeitsplatz).
Er bringt absolute Neutralität und Expertenwissen mit. Beschäftigte öffnen sich durch die strikte Geheimhaltung und Distanz zum Chef wesentlich schneller. Das senkt die Abbruchquote drastisch. Zudem entfällt das Haftungsrisiko für Formfehler im extrem streitbaren BEM-Prozess.
Nachteile
Es besteht oft eine mentale Barriere bei den Beschäftigten. Aus Angst vor negativen Konsequenzen fehlt das nötige Vertrauen, was die Erfolgsquote senken kann. Zudem müssen interne Ressourcen mühsam aufgebaut und geschult werden. Darüber hinaus können Rechtsrisiken entstehen wenn HR später eine krankheitsbedingte Kündigung Umsetzen muss.
Höhere direkte Honorarkosten und eine kurze Einarbeitungszeit in Ihre Firmenstrukturen.
Für KMU ist der externe Experte meist wirtschaftlicher und rechtssicherer. Große Konzerne fahren mit Hybrid-Modellen (interner Koordinator + externer Fallmanager) am besten.
Auf das sensible BEM-Erstgespräch sollten sich HR-Verantwortliche gründlich vorbereiten, indem sie eine vertrauensvolle Atmosphäre schaffen. Es geht nicht darum, medizinische Diagnosen zu erfragen, sondern Hindernisse am Arbeitsplatz zu identifizieren. Neben dem Betroffenen und dem BEM-Beauftragten des Arbeitgebers dürfen – sofern der Mitarbeiter zustimmt – auch der Betriebsrat, die Schwerbehindertenvertretung oder der Betriebsarzt am Gespräch teilnehmen. Der Mitarbeiter kann zudem eine Vertrauensperson seiner Wahl hinzuziehen.
Das BEM-Verfahren ist für den Arbeitnehmer absolut freiwillig. Lehnt der Mitarbeiter das Angebot ab (entweder durch explizite Rückmeldung oder durch das Verstreichenlassen einer angemessenen Frist), ist das Verfahren für den Arbeitgeber an dieser Stelle ordnungsgemäß beendet. Der Arbeitgeber hat seine gesetzliche Pflicht mit dem Angebot erfüllt.
Praxistipp
Die Ablehnung sollte unbedingt rechtssicher und schriftlich dokumentiert werden, um im Falle eines späteren Kündigungsschutzprozesses den Nachweis erbringen zu können, dass das BEM aktiv angeboten wurde.
Krankheitsbedingte Kündigungen ohne ordnungsgemäßes BEM sind vor deutschen Arbeitsgerichten in der Regel unwirksam.
Verliert das Unternehmen den Kündigungsschutzprozess, ist es zur Nachzahlung des Arbeitsentgelts für den gesamten Zeitraum des Rechtsstreits verpflichtet (Annahmeverzugslohn nach § 615 BGB) – ohne dass der Mitarbeiter in dieser Zeit eine Arbeitsleistung erbracht hat.
Liegt beim betroffenen Mitarbeiter eine Schwerbehinderung oder Gleichstellung vor, begründet das Unterlassen des BEM die Vermutung einer Diskriminierung wegen der Behinderung (§ 22 AGG).
Krankenkassen, Berufsgenossenschaften oder Rentenversicherungsträger können in Regress prüfen, ob durch das pflichtwidrig unterlassene BEM des Arbeitgebers vermeidbare Kosten (z. B. für fortlaufendes Krankengeld oder vorzeitige Verrentung) entstanden sind.
Der Betriebs- oder Personalrat besitzt ein gesetzliches Überwachungsrecht (§ 167 Abs. 2 SGB IX). Bei systematischer Verweigerung des BEM durch den Arbeitgeber kann die Arbeitnehmervertretung:
RA Stefan Nau, RA für Arbeitsrecht, Kanzlei Segelken & Suchopar
„Das BEM kennt zwar keine direkten Bußgelder, die indirekten finanziellen und prozessualen Risiken für Unternehmen sind jedoch immens. Ein rechtssicheres BEM-Verfahren ist für Arbeitgeber der einzige Weg, die betriebliche Handlungsfähigkeit bei langzeiterkrankten Mitarbeitern zu wahren.“
Eine krankheitsbedingte Kündigung ist in Deutschland an extrem hohe rechtliche Hürden geknüpft. Das Bundesarbeitsgericht (BAG) sieht das BEM als zwingenden Verhältnismäßigkeitsgrundsatz. Eine Kündigung ist immer nur das letzte Mittel (Ultima Ratio). Hat der Arbeitgeber kein oder ein fehlerhaftes BEM durchgeführt, trägt er vor Gericht die volle Beweislast dafür, dass auch durch alternative Arbeitsplatzanpassungen oder Umschulungen keine Weiterbeschäftigung möglich gewesen wäre. In der Praxis führt ein fehlendes BEM daher fast immer zur Unwirksamkeit der Kündigung.
Weitere Entscheidungen der Arbeitsgerichte zum BEM finden Sie in der Rechtsprechungsdatenbank von REHADAT.
Ja, Arbeitgeber dürfen BEM-Gespräche auch online per Videokonferenz oder per Telefon durchführen. Das Gesetz schreibt keine persönliche Präsenz vor. Für Unternehmen bietet dies eine effiziente Möglichkeit, den Prozess auch bei Mitarbeitern im Homeoffice oder während einer fortlaufenden Krankschreibung rechtssicher voranzutreiben.
Für eine rechtssichere Umsetzung müssen Arbeitgeber jedoch drei Kriterien erfüllen:
Der digitale oder telefonische Weg darf vom Arbeitgeber nicht einseitig angeordnet werden. Der Mitarbeiter muss diesem Kommunikationskanal vorab ausdrücklich zustimmen.
Da hochsensible Daten besprochen werden, ist der Einsatz zertifizierter, DSGVO-konformer Videotools zwingend erforderlich. Zudem muss auf beiden Seiten sichergestellt sein, dass keine unbefugten Dritten (z. B. Familienmitglieder) das Gespräch mithören können.
Der Mitarbeiter behält auch im virtuellen Raum das Recht, Vertreter des Betriebsrates, die Schwerbehindertenvertretung oder den Betriebsarzt unkompliziert per Mausklick hinzuzuziehen.
Weitere Fragen zur Rolle des BEM-Beauftragten im Unternehmen
Das BEM-Verfahren selbst ist ab sechs Wochen Arbeitsunfähigkeit Pflicht – die Benennung einer expliziten Person als „BEM-Beauftragter“ hingegen nicht. Der Arbeitgeber muss das Verfahren rechtssicher durchführen. In Kleinbetrieben macht der Chef das oft selbst. Sobald ein Unternehmen jedoch wächst, ist die Benennung eines festen BEM-Beauftragten haftungsrechtlich dringend geboten. Ohne klare Zuständigkeit scheitern Verfahren oft an Formfehlern, was spätere krankheitsbedingte Kündigungen vor dem Arbeitsgericht angreifbar macht.
Nein, dringend abzuraten. Rechtlich ist es zwar zulässig, strategisch aber fatal. Mitarbeiter verknüpfen die Personalabteilung (HR) primär mit Disziplinarmaßnahmen und Kündigungen. Kommt der BEM-Beauftragte aus der HR-Abteilung, sinkt die Teilnahmequote enorm, da die Betroffenen eine „Ausforschung“ zur Vorbereitung einer krankheitsbedingten Kündigung befürchten. Eine strikte Trennung von BEM-Rolle und HR-Funktion sichert das notwendige Vertrauen.
Wenn eine Personalreferentin sowohl das BEM leitet als auch später die krankheitsbedingte Kündigung vorbereitet, entsteht ein massiver juristischer Interessenkonflikt.
Ein BEM funktioniert nur, wenn der Mitarbeiter sich öffnet. Wenn die Einladung von der Person kommt, die morgen auch die Abmahnung oder Kündigung schreibt, verweigern die Mitarbeiter die Aussage oder lehnen das BEM direkt ab. Damit ist das Verfahren als Präventionswerkzeug tot.
Die Lösung: HR und BEM strikt trennen
Rechtssicherheit entsteht hier durch eine strikte organisatorische und personelle Trennung. Der BEM-Beauftragte muss außerhalb der HR-Linienkompetenz angesiedelt sein (z. B. im betrieblichen Gesundheitsmanagement oder als externer BEM-Dienstleister). Er führt die BEM-Akte unter Verschluss. An den HR-Business-Partner meldet er ausschließlich das Ergebnis (z. B. "BEM erfolgreich beendet" oder "Mitarbeiter lehnt Maßnahme X ab"). So bleibt die Personalabteilung im Falle einer Kündigung rechtlich "sauber" und frei von unzulässigem Fall-Wissen.
Grundsätzlich jeder geeignete Mitarbeiter. Das Gesetz (§ 167 Abs. 2 SGB IX) schreibt keine bestimmte Position vor. Der Arbeitgeber bestimmt den BEM-Beauftragten per Direktionsrecht. Häufig gewählt werden qualifizierte Mitarbeiter aus dem betrieblichen Gesundheitsmanagement (BGM), dem Arbeitsschutz oder neutrale interne Fachkräfte. Wichtig: Mitglieder des Betriebsrates oder die Schwerbehindertenvertretung (SBV) sollten nicht als offizielle BEM-Beauftragte des Arbeitgebers agieren, da sie bereits gesetzliche Pflichtmitglieder des potenziellen BEM-Teams sind (Interessenkonflikt).
Sie/Er benötigt ein starkes Fundament aus drei Kompetenzbereichen:
Fundierte Grundkenntnisse im Arbeitsrecht, SGB IX (Schwerbehindertenrecht) und der DSGVO, da Datenschutz im BEM oberste Priorität hat.
Hohe Empathie, absolute Diskretion, Konfliktfähigkeit und ausgeprägte Kommunikationsstärke für sensible Erstgespräche - aber auch Abgrenzungsvermögen.
Ein gutes Verständnis für die Arbeitsabläufe, Ergonomie und Belastungsprofile im Unternehmen, um leidensgerechte Maßnahmen effektiv koordinieren zu können.
Formell-gesetzlich nein, zertifizierte Weiterbildungen sind in der Praxis aber unverzichtbar. Im besten Falle eine Ausbildung zum Certified Disability Manger Professional (CDMP). Der Markt bietet hierfür eine Vielzahl an anerkannten Qualifizierungen für angehende BEM-Koordinatoren. Da Fehler im Erstgespräch oder bei der Datenaufbewahrung das gesamte Verfahren rechtlich unwirksam machen, haftet der Arbeitgeber für Fehler ungeschulter Mitarbeiter. Eine spezifische Schulung zu Gesprächsführung, Datenschutz und rechtlichen Fallstricken ist daher ein Muss.
Die Bestellung berührt die Ordnung des Betriebes. Der Betriebsrat hat nach § 87 Abs. 1 Nr. 1 und Nr. 7 BetrVG ein gewichtiges Mitbestimmungsrecht bei der Ausgestaltung der Rolle und der BEM-Richtlinie.
Es muss eine schriftliche Bestellung (Ernennungsurkunde) inklusive einer klaren Stellenbeschreibung erfolgen.
Der Beauftragte muss explizit und nachweisbar schriftlich auf den sensiblen Umgang mit Gesundheitsdaten und die DSGVO verpflichtet werden. Seine BEM-Handakte muss strikt getrennt von der Personalakte verschlossen aufbewahrt werden.
Das BEM-Gespräch aus Sicht des Mitarbeiters
Nein, als Mitarbeiter müssen Sie einer Einladung zum BEM nicht folgen. Die Teilnahme an einem Betrieblichen Eingliederungsmanagement ist für Arbeitnehmer gesetzlich absolut freiwillig. Sie können das Angebot ohne Angaben von Gründen ablehnen oder ein bereits begonnenes Verfahren jederzeit abbrechen, ohne dass Ihnen direkte arbeitsrechtliche Konsequenzen wie eine Abmahnung drohen.
Aber Vorsicht vor dem rechtlichen Risiko
Obwohl die Ablehnung sanktionsfrei ist, kann sie Ihnen im Falle einer späteren krankheitsbedingten Kündigung massiv schaden. Das BEM dient vor dem Arbeitsgericht als Schutzschirm. Lehnen Sie das Verfahren ab, darf der Arbeitgeber im Ernstfall leichter kündigen. Vor Gericht können Sie dann nämlich kaum noch argumentieren, dass es alternative Wege oder Anpassungen Ihres Arbeitsplatzes gegeben hätte, um die Entlassung abzuwenden.
Sie müssen der Einladung also nicht folgen – strategisch sinnvoll ist die Ablehnung jedoch nur in den seltensten Ausnahmefällen.
Direkte arbeitsrechtliche Konsequenzen wie eine Abmahnung oder eine Vertragspflichtverletzung drohen bei einer Ablehnung des BEM-Angebots nicht, da die Teilnahme für Arbeitnehmer rechtlich absolut freiwillig ist. Der Arbeitgeber muss diese Entscheidung akzeptieren.
Das große rechtliche Risiko zeigt sich jedoch zeitversetzt
Sollte die Erkrankung fortbestehen und der Arbeitgeber später eine krankheitsbedingte Kündigung aussprechen, verliert der Arbeitnehmer durch die Ablehnung seinen wichtigsten rechtlichen Schutzschirm. Bei einem anschließenden Kündigungsschutzprozess vor dem Arbeitsgericht wird die Position des Arbeitnehmers massiv geschwächt.
Da der Arbeitnehmer das BEM ohne triftigen Grund verweigert hat, kann er vor Gericht kaum noch argumentieren, dass es mildere, alternative Wege (wie eine Arbeitsplatzanpassung oder eine Schonbeschäftigung) gegeben hätte, um die Entlassung abzuwenden. Das Gericht wertet die Kündigung dann trotz des fehlenden BEM-Verfahrens in den allermeisten Fällen als verhältnismäßig und damit als wirksam. Die Ablehnung ebnet dem Arbeitgeber somit ungewollt den Weg für eine rechtssichere Kündigung.
Ja, der Arbeitgeber kann und sollte das BEM-Verfahren bereits während der laufenden Erkrankung einleiten. Die gesetzliche Pflicht zur Einladung greift laut § 167 Abs. 2 SGB IX strikt an dem Tag, an dem die sechswöchige Fehlzeit innerhalb von 12 Monaten überschritten wird – unabhängig davon, ob der Mitarbeiter zu diesem Zeitpunkt bereits wieder gesund oder noch krankgeschrieben ist.
Das BEM-Erstgespräch selbst findet in der Praxis ebenfalls häufig während der laufenden Arbeitsunfähigkeit statt. Dies ist besonders dann sinnvoll und notwendig, wenn:
Wichtig für den Datenschutz
Der erkrankte Mitarbeiter muss auch im Zustand der Arbeitsunfähigkeit in der Lage sein, dem BEM-Verfahren freiwillig und bei vollem Bewusstsein zuzustimmen. Ist jemand akut schwerstens erkrankt (z. B. auf der Intensivstation oder im akuten psychischen Ausnahmezustand), muss der Arbeitgeber mit dem eigentlichen Gespräch warten, bis der Betroffene wieder gesprächsfähig ist.
Das BEM ist als Schutzinstrument gedacht, birgt für Arbeitnehmer aber drei strategische Risiken:
Offenbart der Mitarbeiter im Verfahren konkrete Einschränkungen oder Prognosen, erlangt das Unternehmen wertvolles Wissen. Selbst bei striktem Datenschutz: Ist dem Arbeitgeber erst bekannt, dass eine vollständige Genesung auf Dauer ausgeschlossen ist, erleichtert ihm das die strategische Personalplanung.
Schlägt das BEM fehl, weil trotz Ausschöpfung aller Optionen kein leidensgerechter Arbeitsplatz gefunden wird, hat der Arbeitgeber seine gesetzliche Pflicht erfüllt. Eine anschließende krankheitsbedingte Kündigung hält vor dem Arbeitsgericht wesentlich leichter stand, als wenn kein BEM stattgefunden hätte.
Lehnt der Mitarbeiter im BEM-Prozess zumutbare Anpassungen (z. B. eine Versetzung) ab, wird dies im Protokoll festgehalten. Das blockiert im späteren Kündigungsschutzprozess seine Argumentation, der Arbeitgeber habe nicht alles versucht.
Mitarbeiter können sich in drei strategischen Schritten optimal auf das BEM-Gespräch vorbereiten:
Checkliste: Vorbereitung auf das BEM-Gespräch
Ein BEM-Gespräch findet grundsätzlich in einem vertraulichen Rahmen statt, aber der betroffene Mitarbeiter muss diesen Termin keineswegs alleine wahrnehmen. Um maximale Sicherheit und Neutralität zu gewährleisten, darf der Arbeitnehmer eine der folgenden Personen zum BEM-Gespräch mitnehmen:
Dies ist der häufigste Fall, um die Einhaltung von Arbeitnehmerrechten zu überwachen.
Diese Unterstützung steht dem Mitarbeiter zwingend zu, sofern eine anerkannte Schwerbehinderung oder Gleichstellung vorliegt.
Er kann als medizinischer Experte wertvolle, anonymisierte Ratschläge für die Arbeitsplatzanpassung geben.
Der Mitarbeiter darf eine Person seines persönlichen Vertrauens (z. B. den Ehepartner oder einen externen Berater/Rechtsanwalt) hinzuziehen.
Wichtig für HR
Der Arbeitgeber darf die Teilnahme dieser Personen nicht grundlos verweigern, sofern der Mitarbeiter dies ausdrücklich wünscht. Das BEM-Team wird also flexibel nach den Bedürfnissen des Beschäftigten aufgestellt.
Im BEM-Gespräch gilt die goldene Regel: Über Einschränkungen am Arbeitsplatz sprechen, aber nicht über medizinische Diagnosen.
Sonderfall: externer BEM-Beauftragter
Anders verhält es sich von das BEM im Unternehmen von einem externen BEM-Beauftragten durchgeführt wird. Dieser ist in einer absolut neutralen Funktion mit dem BEM betreut und darf dem Arbeitgeber keinerlei Informationen aus den Gesprächen weiterleiten, ähnlich wie ein Arzt oder Anwalt. Bei dieser Voraussetzung kann es sinnvoll sein auch Diagnosen und medizinische Details zu nennen, da so oft schneller und mehr Lösungen gefunden werden können.
Ein Mitarbeiter kann im BEM-Verfahren aktiv eigene Vorschläge einbringen, um die Rückkehr in den Job gesundheitlich zu sichern. Folgende konkrete BEM-Maßnahmen lassen sich selbst anregen oder umsetzen:
Über das „Hamburger Modell“ wird die tägliche Arbeitszeit über Wochen hinweg langsam gesteigert, um sich schrittweise an die Belastung zu gewöhnen.
Die Beantragung von Hilfsmitteln wie einem höhenverstellbaren Schreibtisch, einem orthopädischen Bürostuhl oder ergonomischen Eingabegeräten.
Vorschläge zur Flexibilisierung der Arbeitszeiten, zur Reduzierung von Überstunden, zum Verzicht auf Schichtarbeit oder zur Erhöhung des Homeoffice-Anteils.
Die temporäre Entlastung von stressigen Arbeitsspitzen, die Umverteilung körperlich schwerer Tätigkeiten oder ein zeitweiser Wechsel des Projektteams.
Die aktive Teilnahme an betrieblichen Gesundheitskursen wie Rückenschulen, Resilienz-Trainings oder aktiven Minipausen.
Die Beantragung von Leistungen zur Teilhabe am Arbeitsleben (z. B. Arbeitsplatzbegehungen) über die Deutsche Rentenversicherung.
Ja, der Arbeitgeber kann auch nach einem BEM krankheitsbedingt kündigen. Das BEM-Verfahren schützt nicht pauschal vor einer Entlassung, sondern dient als gesetzliche Verhältnismäßigkeitsprüfung.
Eine krankheitsbedingte Kündigung bleibt jedoch an extrem hohe Hürden geknüpft und ist rechtlich immer nur das allerletzte Mittel (Ultima Ratio). Der Ablauf des BEM beeinflusst einen anschließenden Prozess vor dem Arbeitsgericht massiv:
Konnten die Belastungen am Arbeitsplatz erfolgreich abgebaut und die Fehlzeiten stabilisiert werden, fehlt dem Arbeitgeber die rechtliche Grundlage (negative Gesundheitsprognose) für eine Kündigung.
Konnten trotz intensiver Prüfung aller Beteiligten keine passenden Maßnahmen oder alternativen Schonarbeitsplätze im Unternehmen gefunden werden, hat der Arbeitgeber seine Pflicht erfüllt. Er kann nun nachweisen, dass eine Weiterbeschäftigung unmöglich ist, was eine Kündigung rechtlich absichert.
Fazit
Das ordnungsgemäße BEM ebnet dem Arbeitgeber im Ernstfall also den Weg für eine wirksame Kündigung – schützt den Mitarbeiter aber vor willkürlichen Entlassungen, da alle Alternativen nachweislich geprüft werden mussten.
