Unternehmensberatung für Betriebliches Gesundheitsmanagement
0800.0242400
info@gesundheitsmanagement24.de

Praxisleitfaden Betriebliches Eingliederungsmanagement / Wiedereingliederungsmanagement (BEM)

Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM) ist ein vom Gesetzgeber vorgeschriebenes strukturiertes Verfahren zur Wiedereingliederung langzeitig oder häufig kurzzeitig erkrankter Mitarbeiter. Die Gesetzesgrundlage sieht im § 84 Abs. Sozialgesetzbuch (SGB) IX vor, dass der Arbeitgeber allen Beschäftigten, die vom aktuellen Zeitpunkt an betrachtet in den letzten 12 Monaten länger als 6 Wochen/42 Tage ununterbrochen oder wiederholt arbeitsunfähig waren.

Inhaltsverzeichnis

  1. Praxisleitfaden für Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM)
  2. Video zum BEM-Verfahren
  3. Arbeitsplatzbedingte Ursachen für ein BEM
  4. Psychische Belastungen als Ursache für Langzeiterkrankungen und hohe Fehlzeiten
  5. Betriebliches Eingliederungsmanagement & Datenschutz
  6. Muster-Betriebsvereinbarung (BV)/ Dienstvereinbarung (DV) zum Eingliederungsmanagement (BEM)
  7. Abgrenzung von Betrieblichem Wiedereingliederungsmanagement zu Krankenrückkehrgesprächen
  8. Video: Best-Practice-Beispiel aus dem Betrieb
  9. Die 10 Schritte im BEM – Ein Leitfaden für die Praxis
  10. Durchführung eines Betrieblichen Eingliederungsmanagements (BEM)
  11. BEM-Gespräche führen – Der Gesprächsleitfaden
  12. Evaluation des BEM-Erfolges
  13. Betriebliches Eingliederungsmanagement mit externen Dienstleistern
  14. Links zur aktuellen Rechtssprechung zum BEM
  15. Weitere Praxis-Leitfäden zu Bereichen der Betrieblichen Gesundheitsförderung

 

Hier finden Sie Checklisten und Muster:

  1. Download: Muster für BEM-Betriebsvereinbarung/ Dienstvereinbarung
  2. Checkliste zur Vorgehensweise im BEM
  3. Gesprächsleitfaden für BEM-Gespräche

 

Praxisleitfaden für Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM)

Praxisleitfaden für Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM)

Entscheidet sich der Arbeitnehmer für ein erstes BEM-Gespräch, so können im Rahmen dieses und folgender Gespräche auch weitere Personen, wie z.B. Betriebsrat/ Personalrat, Betriebsarzt/ Werksarzt, Sozialbetreuung oder andere Vertrauenspersonen daran teilnehmen. Auch hierüber entscheidet der Mitarbeiter.

Ziel der Rückkehrgespräche ist es, dem Beschäftigten die Rückkehr an den Arbeitsplatz zu erleichtern, eine erneute Erkrankung aufgrund der selben Ursachen zu verhindern und somit den Arbeitsplatz zu erhalten. Es soll in diesem Rahmen gemeinsam mit dem Arbeitnehmer danach geschaut werden, ob es möglicherweise auch Ursachen im Arbeitsumfeld gibt, die dazu geführt haben, dass er erkrankt ist.


Video zum BEM-Verfahren

Arbeitsplatzbedingte Ursachen für ein BEM

Mögliche arbeitsplatzbedingt Ursachen für ein BEM

– permanenter zeitlicher Druck,
– Überlastung durch Arbeitsmenge (viele Überstunden),
– zu starre Arbeitszeitgestaltung,
– schlechte Arbeitsorganisation,
– Schichtarbeit,
– Konflikte mit Kollegen (Mobbing),
– Konflikte mit Vorgesetzten (Bossing),
– resultierende psychische Belastungen,
– schlechte ergonomische Verhältnisse am Arbeitsplatz oder
– permanente einseitige körperliche Belastungen.

Treffen Belastungen dieser Art oder ähnliche zu, so soll als Ergebnis der BEM-Gespräche gemeinsam eine Maßnahmensammlung erarbeitet werden, die sich dieser annimmt und Belastungen abbaut bzw. beseitigt. Hier soll und muss der Mitarbeiter selbst mit eingebunden und aktiv werden. Es geht im Betrieblichen Eingliederungsmanagement (BEM) in erster Linie darum, Hilfe zur Selbsthilfe zu leisten und Freiraum hierfür zu schaffen.

Betriebliches Eingliederungsmanagement & Datenschutz

Betriebliches Eingliederungsmanagement & Datenschutz

Wird ein Betriebliches Eingliederungsmanagement nach § 84 Abs. Sozialgesetzbuch (SGB) IX (im Folgenden: BEM) eingeführt, stellen sich zahlreiche datenschutzrechtlichen Fragen, insbesondere zum Umgang mit den während des BEM-Prozesses erfassten und ausgewerteten Daten. Dazu sind zahlreiche datenschutzrechtliche Bestimmungen zu beachten, um das Recht des Arbeitnehmers auf informationelle Selbstbestimmung zu gewährleisten. Damit Handlungssicherheit und Transparenz bei allen Beteiligten sichergestellt wird, sollte der komplette BEM-Prozess berücksichtigt und jeder einzelne Schritt unter datenschutzrechtlichen Aspekten betrachtet werden. Ist ein Betriebsrat vorhanden, empfiehlt sich der Abschluss einer einschlägigen Betriebsvereinbarung.


 

Beginn des BEM: Arbeitgeber muss hinweisen, Arbeitnehmer muss zustimmen

Am Anfang des BEM steht immer die den Arbeitnehmer betreffende Datenerhebung. Der Arbeitgeber muss den Mitarbeiter daher auf Art und Umfang der anlässlich des BEM erhobenen und verwendeten Daten hinweisen, § 84 Abs. 2 Satz 3 SGB IX. Umgekehrt ist es erforderlich, dass der Arbeitnehmer in diese Datenerhebung einwilligt, was stets schriftlich erfolgen sollte.

Das ist aber noch nicht alles. So ist der Arbeitnehmer auch darauf hinzuweisen, dass

• er seine erteilte Einwilligung widerrufen kann
• wo und wie lange seine Daten aufbewahrt werden (empfohlen wird eine Aufbewahrung der BEM-Akten von drei Jahren)
• er die BEM-Akte einsehen und daraus Kopien erhalten darf, wozu auch eine Kopie der gesamten Akte gehört

Darüber hinaus darf die Weitergabe der persönlichen Daten des Arbeitnehmers ebenfalls nur mit seiner Einwilligung erfolgen, § 4 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).

Aus Beweisgründen sollte sich der Arbeitgeber auch hier schriftlich bestätigen lassen, dass er diese Hinweise erteilt bzw. die Einwilligung des Arbeitnehmers zur Datenweitergabe erfolgt ist.


 

Die Datenverwendung ist zweckgebunden

Die vom Arbeitnehmer erhobenen Daten dürfen nur im Rahmen des BEM verwendet werden. Die Verwendung ist also zweckgebunden dergestalt, dass Arbeitsplatz gefährdende Zusammenhänge erkannt werden sowie sich am Erhalt und Bestand des insoweit gesundheitsbedingt gefährdeten Arbeitsverhältnisses zu orientieren haben. Die vom Arbeitnehmer mitgeteilten Daten dürfen daher nur für diese Zwecke verwendet werden. Eine Verwendung für andere arbeitsvertragliche Zwecke, speziell im Zusammenhang mit einer krankheitsbedingten Kündigung, ist daher unzulässig.

Folge dieser Zweckgebundenheit ist, dass die Personalakte und die BEM-Akte stets getrennt aufzubewahren sind. In die Personalakte dürfen nur Nachweise darüber aufgenommen werden, dass eine BEM erfolgt ist. Die BEM-Akte kann etwa vom Betriebsarzt aufbewahrt werden, zumal bei diesem bereits die Krankenakte des Betroffenen geführt wird.

Bei alldem gilt der Grundsatz der Datenvermeidung und Datensparsamkeit, § 3a BDSG. Die erhobenen und verwendeten Daten sind daher auf das Wesentliche zu beschränken.


 

Am besten eine eigene Stelle: Wer die Daten erheben darf

An für sich können die Daten von den Mitgliedern des Integrationsteams, bestehend aus Arbeitgebervertretern oder Mitgliedern der Personalabteilung sowie dem Betriebsrat und ggf. der Schwerbehindertenvertretung, erhoben werden. Manchmal empfiehlt sich aber, die Datenerhebung durch eine eigene Organisationseinheit (etwa dem Betriebsarzt) vornehmen zu lassen.


 

Schweigen ist Gold: Das gilt für die Verpflichtung auf das Datengeheimnis

Allen mit der Datenverarbeitung beschäftigten Personen ist untersagt, personenbezogene Daten unbefugt zu erheben, zu verarbeiten oder zu nutzen (Datengeheimnis). Diese Personen sind daher bei der Aufnahme auf das Datengeheimnis, das auch nach Beendigung deren Tätigkeit fortbesteht, grundsätzlich zu verpflichten, § 5 BDSG.

In der Praxis erfolgt diese Verpflichtung auf einem gesonderten Schreiben, das von der betreffenden Person zu unterzeichnen ist. Hierfür gelten auch gesetzliche Geheimhaltungspflichten (etwa für den Betriebsrat, § 79 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) oder die Vertrauensperson der Schwerbehinderten, § 96 SGB IX). Verstöße hiergegen stellen Straftaten dar.

Die Betriebsvereinbarung (BV)/ Dienstvereinbarung (DV) zum Eingliederungsmanagement (BEM)

Die Betriebsvereinbarung (BV)/ Dienstvereinbarung (DV) zum Eingliederungsmanagement (BEM)

Viele Unternehmen halten die betriebsspezifischen Regelungen zum BEM in einer Betriebsvereinbarung (BV) oder mindestens in einer Integrationsvereinbarung fest. Dies hat sich als sehr nützlich erwiesen, da man sich anstrengende und zeitraubende Diskussionen über die Behandlung jedes Einzelfalles erspart. Die Einführung eines solchen Prozesses zur Wiedereingliederung ist mitbestimmungspflichtig und muss von Arbeitnehmervertretung und Arbeitgebervertretung unterzeichnet werden. Deshalb ist es sinnvoll, wenn sich beide Seiten, z.B. im Rahmen eines Workshops oder Inhouse-Seminars zum BEM, an einen Tisch setzen, um sich auf ein gemeinsames Vorgehen zu einigen und dies im weiteren Verlauf schriftlich zu fixieren. Zu Fragen, worauf bei der Erstellung einer solchen BEM-BV zu achten ist, kann man sich von erfahrenen juristischen BEM-Experten (z.B. UBGM-Rechtsexperte: Stefan Nau, Fachanwalt für Arbeitsrecht) beraten lassen.


 

Empfehlenswert: Abschluss einer Betriebsvereinbarung

Im Zusammenhang mit dem BEM hat der Betriebsrat zahlreiche Rechte, insbesondere Mitbestimmungsrechte nach §§ 87 Abs. 1 Nr. 1 und 7, sowie Überwachungs- und Kontrollrechte, etwa nach § 80 BetrVG. Generell ist daher – gemeinsam mit dem Betriebsrat – der Abschluss einer Betriebsvereinbarung zum Thema BEM unter Berücksichtigung der datenschutzrechtlichen Aspekte sinnvoll.

» Muster-Betriebsvereinbarung über die Ausgestaltung des BEM nebst Merkblatt finden Sie hier «

Abgrenzung von Betrieblichem Wiedereingliederungsmanagement zu Krankenrückkehrgesprächen

Abgrenzung von Betrieblichem Wiedereingliederungsmanagement zu Krankenrückkehrgesprächen

Beim BEM geht es nicht um die Vorbereitung einer krankheitsbedingten Kündigung. Im Gegensatz zu Krankenrückkehrgesprächen, dient das Betriebliche Eingliederungsmanagement nicht in erster Linie der Erstellung einer Gesundheitsprognose, sondern der aktiven Unterstützung des Arbeitnehmers bei seiner Genesung und der Rückkehr an den Arbeitsplatz.

Nicht selten haben Krankenrückkehrgespräche ein negatives Image im Betrieb. Mitarbeiter fühlen sich unter Druck gesetzt und bekommen ein schlechtes Gewissen, wenn sie einmal krank sind und anschließend zum Chef müssen.

Deshalb ist es gerade bei der Einführung von Rückkehrgesprächen im Rahmen von BEM wichtig, Ziele und Umsetzung im Unternehmen klar zu kommunizieren. Als sinnvoll haben sich hier in der Praxis sog. „BEM-Flyer“ erwiesen, die z.B. der Lohnabrechnung mit beigelegt werden oder Informationsveranstaltungen im Rahmen von Betriebsversammlungen. Aber auch Beiträge im Unternehmensmagazin sind gute Wege, um den Mitarbeitern die Angst vor einem BEM zu nehmen.

» Informationen zum Seminar „Krankenrückkehrgespräche – Dialog mit Fingerspitzengefühl“ «

Video: Best-Practice-Beispiel

Betriebliches Eingliederungsmanagement erfolgreich umgesetzt

Betriebliches Eingliederungsmanagement erfolgreich umgesetzt

Die 10 Schritte im BEM – Ein Leitfaden für die Praxis

 

Schritt 1: Nehmen Sie telefonisch Kontakt zum Mitarbeiter auf und informieren Sie ihn vorab über die Versendung des Anschreibens zum Betrieblichen Eingliederungsmanagement (BEM).

Schritt 2: Laden Sie den Mitarbeiter z.B. per Post zum BEM ein.

Schritt 3: Bitte Sie um schriftliche Rückmeldung über eine Zustimmung oder Ablehnung des BEMs im Anschreiben/ Einladung.

Schritt 4: Vereinbaren Sie mit dem Mitarbeiter eine Termin für ein erstes Informationsgespräch.

Schritt 5: – im BEM-Gespräch 1 – Informieren Sie den Mitarbeiter über folgenden

Inhalte:

– Ziele des Wiedereingliederungsmanagements,
– Interessentsvertretungen,
– Datenschutz,
– Verschwiegenheit und
– Datenweitergabe.

Schritt 6: Vereinbaren Sie einen festen Termin für ein nächstes Gespräch – das BEM-Kerngespräch

Schritt 7: – im BEM-Gespräch 2 (Kerngespräch) – Recherchieren Sie zusammen mit dem Mitarbeiter, ob es Ursachen am Arbeitsplatz gibt, die dazu geführt haben, dass er erkrankt ist und erarbeiten Sie ggf. eine Maßnahmensammlung, um diese zusammen mit dem Beschäftigten zu beseitigen.

Schritt 8: Führen Sie ggf. weitere Gespräche

Schritt 9: Überprüfen, planen und organisieren Sie die Maßnahmenumsetzung und kontrollieren Sie diese.

Schritt 10: Führen Sie nach Beendigung aller möglichen Maßnahmen ein Abschlussgespräch und fragen Sie den Beschäftigten, wie er das BEM empfunden hat, ob sich seine Situation verbessert hat und schließen Sie den Einzelfall ab.

Durchführung eines Betrieblichen Eingliederungsmanagements (BEM)

Durchführung eines Betrieblichen Eingliederungsmanagements (BEM)

122d9093fb

bd42f15b63

BEM-Gespräche führen - Der Gesprächsleitfaden

BEM-Gespräche führen – Der Gesprächsleitfaden

Der wichtigste Faktor für die Einführung und erfolgreiche Umsetzung eines BEMs ist „VERTRAUEN“. Ohne das Vertrauen der Belegschaft wird dieses Angebote des Arbeitgebers nur selten angenommen. Dieses kann am besten durch persönliche Gespräche mit den Mitglieder des Integrationsteams und allen direkt oder indirekt Beteiligten aufgebaut werden.

Deshalb ist es wichtig, gut vorbereitet in die BEM-Gespräche zu gehen. Hierzu können z.B. Seminare besucht werden, wie sie u.a. von der UBGM angeboten werden (z.B. » Seminar: „Willkommen zurück! – Betriebliches Eingliederungsmanagement“). Diese werden von den Betrieben meist als Inhouse-Seminare durchgeführt, da so die unternehmensspezifischen Besonderheiten berücksichtigt werden können. Hier erhalten die Teilnehmer wichtige Hinweise zu rechtlichen Fragen, zum Aufbau eines integrativen BEMs und können anhand von Fallbeispielen trainieren, wie sie sich am besten in der Gesprächsführung verhalten und es vermeiden in „Fettnäpfchen“ zu treten. Sie erhalten die nötige Sicherheit, um anschließend gut vorbereitet in die Gespräche zu gehen.


 

Leitfaden – Ein BEM-Gespräch sollte wie folgt aufgebaut sein

Wichtig: Schaffen Sie eine angenehme Atmosphäre.

 

1. Begrüßung

2. Vorstellung des Integrationsteams

3. Erläuterung zu Zielen und Ablauf des Betrieblichen Wiedereingliederungsmanagements

4. Erläuterung zu:

a) Vertraulichkeit
b) Kein Zwang zur Nennung von Krankheitsursachen/ Diagnosen/ Medikamenten
c) Datenschutz

5. Unterzeichnung der Einverständniserklärung

6. Mögliche Ursachen zu Zusammenhängen zwischen Arbeitsplatz und Krankheitsursachen

7. Offene Fragen klären

8. Zusammenfassung

9. Verabschiedung

 

Mehr Informationen zum Führen von BEM-Gesprächen im Betrieblichen Eingliederungsmanagement oder zu Krankenrückkehrgesprächen erhalten sie hier:

» Seminar – Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM) – Willkommen zurück!“ «

» Seminar – Krankenrückkehrgespräche – Dialog mit Fingerspitzengefühl «

Evaluation des BEM-Erfolges

Evaluation des BEM-Erfolges

Beim BEM handelt es sich um einen Managementprozess mit festen Abläufen und trotzdem flexiblen Handlungsspielräumen. Um den Erfolg des Prozesses und der erarbeiteten Lösungen dokumentieren zu können, ist es sinnvoll messbare Kennzahlen zu erheben.

Kennzahlen könnten z.B. sein:
– Anzahl geführter BEM-Telefonate,
– Anzahl verschickter BEM-Anschreiben,
– Anzahl der Zusagen,
– Anzahl der Ablehnungen,
– Anzahl der geführten Gespräche,
– Anzahl der erfolgreich umgesetzten Maßnahmen,
– Dauer des BEM-Einzelfalles,
– Entwicklung der Langzeiterkrankungen im Unternehmen sowie
– Entwicklung der Fehlzeiten insgesamt im Betrieb.

Diese Kennzahlen können z.B. in Form eines BEM-Jahres-Berichtes ausgewertet und anschließend an die Belegschaft kommuniziert werden. So wird das Vertrauen der Belegschaft und die Transparenz gestärkt und ein Wiedereingliederungsmanagement nachhaltig in die Organisationsstrukturen integriert.

Betriebliches Eingliederungsmanagement mit externen Dienstleistern

Betriebliches Eingliederungsmanagement mit externen Dienstleistern

Einige Unternehmen entscheiden sich aufgrund des zeitlichen und personellen Aufwandes, das BEM von einem externen Dienstleister (z.B. der UBGM) durchführen zu lassen. Dies hat den Vorteil, dass für den Betrieb keine personellen und zeitlichen Ressourcen gebunden werden, das Projektmanagement komplett vom Dienstleister durchgeführt wird und auch häufig zu Betriebsfremden Experten ein höheres Vertrauen besteht als zu unternehmenseigenen Beschäftigten.

» Mehr zum externen BEM erfahren Sie hier «

» Einen Überblick zu allen Dienstleistungen der UBGM finden Sie hier «

4.44/5 (16)
4.44/516

Diesen Artikel bewerten